05 Oct Auditoria digitalización certificada para AEAT. Preguntas más frecuentes.
En este post resumiremos las dudas más repetidas que nos encontramos en empresas tecnológicas con soluciones de digitalización de facturas que quieren estar certificadas en la AEAT.
Como sabemos, cuando una empresa de tecnología dispone de una APP, web o solución software en general que digitaliza facturas, transformando el papel en una imagen digitalizada, es muy recomendable para su negocio estar homologado en la AEAT. Esta homologación requiere de una auditoria externa e independiente, que es donde aportamos toda nuestra experiencia, valor y conocimiento.
Normalmente las empresas nos hacen una serie de preguntas que quisiéramos resolver las 10 más repetidas en este post.
¿Qué es la digitalización certificada?
Es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para ello es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria. Está recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.
¿Qué pasos hay que seguir para homologar un software de digitalización certificada?
Está recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007. Dirigir la documentación correspondiente, que acredita que se cumple con los requisitos recogidos en el apartado 2 del artículo 7 de la citada Orden, al Director del Departamento de Informática de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Este artículo requiere la realización de una auditoria informática, justamente donde nosotros somos expertos, por una tercera parte.
En concreto la norma dice:
“…la documentación aportada deberá contener un informe emitido por una entidad de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada, en el que se exprese la opinión acerca del cumplimiento, por parte de la entidad solicitante, de las condiciones establecidas en esta Orden para la admisión de su sistema de digitalización certificada cuya homologación se solicita y sobre los procedimientos utilizados.
…”
¿Qué ventajas obtenemos al homologar el software?
Subrayaríamos que desde un punto de vista comercial la ventaja clara es que las empresas cliente valoran poder eliminar el papel de las facturas, que solo se puede realizar si la aplicación de digitalización está homologada por la AEAT.
¿Cuáles son las funcionalidades clave?
Existe una serie de puntos que nuestra auditoria recoge y que la norma obliga a su cumplimiento. Fundamentalmente remarcaríamos la necesidad que las imágenes de las facturas se firmen con un certificado digital, demostremos en nuestra auditoria que ciertos procedimientos son acordes con protocolos de seguridad y estándares como la ISO 27001 y otras cuestiones.
¿Por qué elegirnos a nosotros?
Además de la experiencia en este y otros tipos de auditoria para proyectos del Ministerio de Industria, Ministerio de Turismo, etc cabe destacar que hacemos cumplir 133 puntos de control de la ISO27001 y sobre todo que nuestra auditoria trata de ayudar a nuestros clientes. Es decir, no nos limitamos a realizar la auditoria sino que acompañamos, proponiendo mejoras, que el cliente debe aplicar, hasta que la auditoria es positiva.
Subrayar por último el valor de la auditoria ya que viene firmado por un perito informático judicial.
¿Cómo trabajamos en una auditoria de parte?
En este caso, ayudamos a nuestro cliente a optar a ser una aplicación reconocida por la AEAT detectando aquellos gaps que puedan frenar el objetivo, informando al cliente, proponiendo mejoras y retomando la auditoria, asi hasta que el producto está preparado, cumple al 100% los requisitos y por tanto nuestro informe de auditoría resulta positivo.
Ciclo de trabajo como objetivo llegar a un informe positivo:
El anterior diagrama explica como trabajamos con el cliente hasta que éste obtiene su informe de auditoría positivo.
La auditoría informática estará firmada por Luis Vilanova, CEO en Ibérica de Auditoría y Consultoría de Negocios, S.L, auditor informático senior con más de 25 años de experiencia en el sector, colegiado nº 498 por el Colegio Oficial de Ingenieros en Informática de la Comunidad Valenciana (COIICV) y miembro de la Asociación de Peritos Colaboradores con la justicia de Madrid y Valencia, así como de la Asociación Profesional Colegial de Peritos Judiciales del Reino de España y de la Asociación Profesional de Peritos Judiciales colaboradores con la Administración de Justicia peninsular, insular y de las ciudades autónomas de España, Mediador mercantil/civil/familiar y socio-comunitaria expedido por la Universidad Rey Don Juan Carlos. Además Luis Vilanova ha sido seleccionado en Octubre de 2015 como miembro evaluador del sello Acredita+EuroInf (https://www.aneca.es/Sala-de-prensa/Noticias/2014/ANECA-autoridad-para-otorgar-el-sello-EURO-INF-a-titulos-de-Informatica )
Email: comercial@luisvilanova.es
Web: www.luisvilanova.es
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