15 Mar Caso de éxito de plan estratégico TI – Hacia la empresa digital
En este post explicare como mi labor en una importante empresa de marketing de la Comunidad Valenciana ha ayudado a plantear los proyectos a realizar que mejorarán no solo la productividad sino la comunicación, trabajo en equipo y colaboración en las diferentes sedes que posee a nivel internacional.
Lo que inicialmente se planteó como un proyecto de implantación Sharepoint, en realidad, y por mi experiencia, se transformó en un proyecto de Plan estratégico TI. El cliente me planteo diferentes necesidades de su situación actual y como requería cambiar esa situación para poder mejorar en:
- Productividad.
- Ahorro de costes.
- Automatización de tareas.
- Dato único.
- Mejora en la comunicación interna.
- Mejora en la relación con el cliente.
- Unificación en herramientas de ofimática, email, ficheros, intranet,…
- Seguridad de la información.
- Cloud.
- Disponibilidad.
- Otros.
Es decir, la digitalización de la empresa es sin duda la necesidad de esta organización. Para ello mi trabajo, como en todo Plan estratégico TI que trabajo consiste en una auditoria informática donde se incluye las siguientes fases:
- AS-IS. Entender la situación actual, sobre todo en el core del negocio, sus necesidades en materia de procesos e informáticas no cubiertas actualmente. Para ello se establecen reuniones con los principales usuarios (key users) y se analiza cada gap (diferencia o problema) con lo que realmente requiere la empresa. De igual forma se establece necesidades a corto y medio que la empresa u organización tiene para poder acompañar su situación estratégica.
- TO-BE. Una vez entendido el AS-IS de la empresa, con toda la información recabada y bajo los parámetros de Cloud, Movilidad, Ahorro de costes, disponibilidad, automatización, multidispositivo, interconexión, automatización… y algunos otros estudiamos cual debería ser el mapa de aplicaciones idóneo que en un futuro a corto y medio plazo acompañe su estrategia. Se plantean escenarios y en debate y consenso con el cliente, con su cultura, se llega al idóneo.
- Plan de acción. Una vez se tienen claro cómo vamos a resolver el TO-BE planteamos proyectos y establecemos fechas, costes y responsables en un diagrama de Gantt.
Entendamos la situación y algunas de las soluciones propuestas para esta empresa:
- Sedes en diferentes países, con franjas horarias distintas.
- Necesidad de movilidad.
- Necesidad de pasar de un mapa de aplicaciones de N aplicaciones a M (siendo M < N) lo que denominamos atomizar el mapa. Casi nunca es posible una única solución pero si es posible establecer 4-5 grandes aplicaciones que dan respuesta al 99% de las necesidades.
- Ofimática, email, intranet, etc resolverlo con una herramienta común.
- Extranet, necesidad de incorporar un portal extranet para compartir facturas, albaranes, indicadores de rentabilidad, etc para sus clientes.
- Flujos de información que automatizan tareas actualmente manuales.
Una vez entregado el plan de acción el cliente ha quedado totalmente satisfecho. Los siguientes pasos:
- Poner en marcha cada proyecto definido anteriormente.
- Responsabilizarse en el éxito y consecución del plan.
Conclusión
Un plan estratégico TI es la mejor forma que tiene una empresa para poder acompañar, por un lado, la estrategia de la empresa y por otro para alcanzar lo que denominamos la empresa digital, es decir, la digitalización y automatización de la mayoría de sus procesos. Con mi experiencia he podido estudiar la situación actual, entender cuales son los proyectos idóneos a abordar y plantear las soluciones optimas a implantar para mejorar la situación de esta empresa.
Una de las sensaciones mas agradables en un proyecto de este tipo es que el cliente te traslade:
«…has entendido a la perfección que tipo de empresa somos, nuestras necesidades y las soluciones óptimas para nosotros, estamos encantados con tu trabajo,…»
Luis Vilanova Blanco. Interim Manager TIC.
Freelance experto auditor informático
luis@luisvilanova.es
606954593