07 Feb ¿Qué ocurre con nuestro departamento TI que casi nunca llegamos a dar lo que la empresa espera? ¿Qué podemos hacer? ¿Por qué mi empresa tiene un pan director y mi departamento TI no lo tiene?
El departamento de TI de cada empresa tiene una estructura que es fruto de la evolución de la organización, procesos, personal, hardware y software con la que tienen que hacer frente a la misión que el negocio le propone.
Hacer mas con menos presupuesto, seguir cumpliendo los niveles de servicio y evolucionar de forma integrada son el negocio son los principales retos a los que se enfrentan los departamentos de tecnología de la información.
El director de TI, dentro de este contexto, decide qué estructura debe de tener su departamento, o por lo menos lo intenta, siendo responsable de su eficiencia y de la calidad del servicio que presta a la organización.
Las preguntas que frecuentemente se hacen estos directores son:
¿tengo la estructura que necesito para el servicio que pedirá la empresa?, ¿podría mejorar el rendimiento de mi departamento para ampliar los servicios que ya ofrezco y los nuevos que me solicitarán? ¿Cómo puedo hacer objetivo el rendimiento del departamento?, y por tanto, si lo necesito, como justificar el presupuesto o una aplicación en nuestra área?
Plan director TI.
La respuesta a estos problemas. Cuando he hecho estas preguntas a diferentes CIOs he podido comprobar la variabilidad en sus respuestas, lo perdidos, en muchos casos, que están, muchas ocasiones por la vorágine del dia a día. Unos me comentan mejorar su gestión de outsourcing, otros de reestructurar los recursos humanos de su área, otros de ampliar las aplicaciones que la empresa utiliza, algunos me comentan que lo mejor es aplicar tendencias actuales como cloud o virtualización,…
En el fondo todos y cada uno de ellos están hablando de una parte de lo que sería el resultado de realizar una Consultoría de plan director TIC, dependiendo fundamentalmente de la situación de su departamento, a nivel de gobierno TIC, estrategia global de su empresa, plan estratégico de negocio y objetivos de servicio que su organización necesitará a 3-5 años. Para la elaboración de un plan director TI que cubra de 3 a 5 años las expectativas de la organización, debemos de tener claro algunas cuestiones:
1. ¿Cuál es la visión del negocio en el momento actual, qué estrategia se ha marcado. Qué objetivos tiene a medio y largo plazo y cuáles son sus planes de acción?, y lo más importante ¿qué requisitos se demandarán de TI?
2. ¿Qué debilidades y fortalezas tiene la actual estructura TI, cómo se están cubriendo los objetivos, qué nivel de satisfacción existe en la empresa con respecto a los servicios de TI?, ¿Cúal es el nivel de riesgo actual?
3. ¿Qué grado de alineación tienen los procesos actuales de la organización de TI con las mejores prácticas de la industria y qué beneficios podrían obtenerse de su adopción?, ¿cuál es el coste de oportunidad?
La solución que propongo es implementar una estrategia TI basada en Plan Director de Tecnologías de la Información, en el que:
• Se establece la situación actual:
o Se identifican y analizan los servicios TI que se prestan a la empresa alineándolos con los procesos del negocio, el mapa de aplicaciones y los flujos de información. o Se analiza la organización TI actual, su eficiencia y las relaciones con terceros (unidades en outsourcing).
o Se analizan los procesos operativos de TI contra estándares CMMi para la provisión de servicios, ITIL para su explotación e ISO 27001 y BS 25999 para la gestión de la seguridad y continuidad.
o Se analizan los procesos de control y seguimiento de TI utilizando COBIT como modelo de referencia.
o Se analiza la estructura tecnológica actual incluyendo plataformas, clientes, servidores y comunicaciones. o Se analizan los costes de la organización TI y se correlacionan con los análisis anteriores.
• Se establece la situación objetivo del departamento de TI en función de los objetivos del negocio. Se establece de forma consensuada con la Dirección de TI:
o Estrategia del departamento de TI para dar cobertura a la estrategia de negocio.
o Organización necesaria para dar cobertura a la estrategia definida.
o Medidores de rendimiento.
o Estructura de costes objetivo.
• Se elabora un plan de acción para lograr alcanzar la situación objetivo identificando los proyectos a acometer. Para cada proyecto se incluye Justificación, alcance, duración, coste estimado y ROI esperado. Estos proyectos pueden tener foco en:
o Gobierno del Departamento de TI.
o Organización interna del propio departamento y/o outsourcing.
o Procesos, procedimientos y herramientas de soporte en Gestión del Servicio, Desarrollo de Software, Seguridad y Control. o Aplicaciones, construcción y/o explotación.
o Infraestructuras: servidores, almacenamiento, comunicaciones, espacio físico.
o Optimización de costes. ¿Qué beneficios se obtienen? Con el planteamiento de Gobierna TI se obtiene:
1. La organización TI dispondrá de un estudio de la situación actual de los objetivos, requerimientos y necesidades de tecnologías de la información, que servirá para orientar todas sus actuaciones futuras, facilitando alinear dichas actuaciones con los objetivos de negocio de la compañía.
2. Obtendrá una evaluación del grado de desviación de su situación actual respecto a las necesidades marcadas.
3. Contará con una Estrategia TI y con un Plan de Acción priorizado que dará una visión clara del camino a seguir a corto, medio y largo plazo.
4. Los resultados estarán sustentados en modelos y estándares de referencia permitiendo gestionar la inversión tecnológica en función del grado de cumplimiento de los objetivos marcados.