Sharepoint 2010 en el mundo real de las Pymes

14 Nov Sharepoint 2010 en el mundo real de las Pymes

Introducción

Mucho se ha escrito y se ha hablado sobre Sharepoint 2010, tanto de sus ventajas teóricas como de sus capacidades técnicas. Sin embargo, como gerente de una empresa, lo que realmente me interesa para tomar la decisión de llevar hacia delante un proyecto de esta índole es, realmente, conocer experiencias parecidas o bien aproximaciones de su funcionalidad aplicado a los diferentes departamentos y personas que suelen, en un alto porcentaje de veces, formas las organizaciones.

Por ello este artículo, escrito desde la experiencia en implantaciones de Sharepoint en empresas de tamaños muy diferentes y en centros educativos, contiene 2 partes:

• Características horizontales, es decir, de interés general para la mayoría de empresas y sus departamentos.
• Características verticales, donde se expone casos reales que me he encontrado en este tipo de implantaciones.

Características horizontales

Seguidamente podemos ver un listado muy completo de las características que una empresa puede aprovechar de esta fantástica plataforma:

• Calendarios personales y compartidos por equipo.
• Seguimiento de proyectos (Diagramas de Gantt, tareas,…)
• Listas de anuncios, noticias, etc.
• Gestión documental para las organizaciones.
• Compartir documentos con proveedores externos (B2B)
• Presentar facturas a clientes en áreas privadas (B2C)
• Gestión avanzada por permisos (que muestro, lectura/escritura,…)
• Flujos de trabajo de control (Ej.: Mandar un mail cuando un documento se sube a Sharepoint)
• Flujos de trabajo de aprobación (Ej.: Un documento será válido, o una solicitud de vacaciones, cuando el equipo responsable lo apruebe)
• Trabajo en equipo en documentos.
• Creación de conjuntos de documentos que comparten una finalidad común con control de versiones (versión dela LOPD, documentos confidenciales,..).
• Publicar documentos y anuncios mediante un mail (incoming mail)
• Integrado con Office.
• Zonas privadas, blogs, puntuar noticias, conocer otros usuarios,… (Web 2.0)
• Encuestas para la propia empresa, clientes, proveedores, asociaciones, etc.
• Compartir documentos con otras áreas de la empresa, otros miembros del departamento,…
• Posibilidad de tener funcionalidad de ERP. (EJ. Alta de un pedido)
• Multimedia.
• Reserva de recursos como aulas, proyectores,…
• Buzón de sugerencias,
• Chats y foros.

Cualquiera de ellas puede ser necesaria o recomendable para todo tipo de empresas, sea cual sea su sector, tamaño, etc.

Características verticales (empresas sector no educación)

Financiero y contable

Un ejemplo de funcionalidades que esta área podría ver reflejado en su día a día con esta herramienta sería:

• Compartir o desplegar Informes financieros en pdf, Excel,…
• Presentar cuadros de mando e indicadores por perfil de usuario.
• Almacenar Planes de acción y su seguimiento.
• Documentación corporativa.
• Gestión del inmovilizado.
• Gestión documentación para subvenciones.

Comercial y marketing

Subrayar la importancia y capacidad de la integración con CRM, reporting de ventas mediante cuadros de mando, etc.

• Trabajo de equipo en proyectos.
• Mapas geográficos con indicadores de ventas, visitas comerciales, márgenes, costes, seguimiento de indicadores, cuadros de mando.
• Integración con CRM.
• Seguimiento de estrategia comercial, acciones, coaching, resultados pro equipos,…

RRHH

Los departamentos de RRHH con sus necesidades de gestión documental y portal del empleado tienen más que amortizado la inclusión de Sharepoint. Aún así aquí podemos ver un ejemplo de más funcionalidades:

• Compartir noticias de la organización, planes de formación, planes retributivos…
• Sindicatos.
• Informar de los porcentajes de absentismo y motivar para su reducción.
• Visualizar contratos.
• Solicitud de vacaciones, agendas, material,…
• Buzón del empleado.
• Mejora continua.
• Formación on-line, multimedia, …
• Fomentar el tele trabajo.
• Prevención de riesgos.

Logística

Entre muchas otras:

• Compartir o visualizar indicadores de pedidos, tanto de cliente como de proveedor,…
• Motivar a los equipos del almacén.
• Compartir o visualizar porcentajes de ocupación del almacén.
• Compartir información de recepción de pedidos.
• Informar del coste de los inventarios actuales.

Calidad, I+d+i

Por supuesto, tanto la gestión documental, la privacidad de la información y el control de versiones es el fuerte, junto con los flujos de trabajo de control de documentos, aprobación, etc.

• Gestión de versiones de documentación.
• Herramientas para la gestión del cumplimiento de directivas ISO (9000, 27001,…)
• Gestión de la innovación, nubes de ideas,…
• Indicadores de calidad, incidencias, mejora continua,…

TI

Uno de los departamentos que más pueden aprovechas esta infraestructura para utilizarla como soporte para cumplirla ISO20000, ISO27001, LOPD,…

• Gestión interna del departamento.
• Aplicación de estándares como ISO 20000 e ISO 270001.
• Gestión de incidencias, problemas y/o solicitudes de usuarios.
• Gestión del inventario de hardware/software y permisos de usuarios.
• Gestión de proyectos.
• Gestión documental y base de datos de conocimiento.

Gerencia y presidencia

Sharepoint puede ser una buena herramienta para disponer de un único lugar de concentración de toda la información de la empresa, aumentar la cohesión de toda la organización y fomentar el corporativismo.

• Información que el gerente quiere compartir con la organización.
• Compartir motivaciones y objetivos de la empresa.
• Reforzar noticias y premiar iniciativas.
• Fomentar imagen corporativa.
• Conocer opiniones y sugerencias de los empleados.
• Ayuda a aumentar la motivación de los trabajadores.

Características verticales (empresas sector educación)

Fuera del ámbito de las empresas de otros sectores, las fundaciones, escuelas u organizaciones dedicadas a la formación y a la educación me solicitan generalmente las siguientes funcionalidades:

• Gestión documental por áreas y niveles.
• Compartir con los tutores o padres calendarios escolares/excursiones, gestión de pagos, domiciliaciones, temas legales, aprobaciones,…
• Gestión del profesorado, nominas,…
• Compartir con alumnos resultados de exámenes, ejercicios, notas, indicaciones, material escolar,…

Muchas posibilidades para la empresa, sin entrar en Office 365 que permitirá a las pymes de tener on-line, sin inversión en licencias, ni sistemas operativos, ni servidores ni el coste de mantenimiento, Word, Excel, Outlook y, por supuesto, un Sharepoint para su organización, pero esto lo trataremos en otro post.