30 Oct Adaptarse a la Ley Antifraude en 9 meses: Un desafío para las empresas que aún no han iniciado el proceso
Tras más de 3 años realizando auditorias de ley antifraude de software de facturación en sus 4 epígrafes no regulados y en el reglamento en modo borrador podemos afirmar, desde www.leyantifraude.com que las empresas que aún no han iniciado su adaptación están ante un serio problema.
Con la reciente publicación de la Orden HAC/1177/2024, que desarrolla las especificaciones técnicas y funcionales para el cumplimiento de la Ley Antifraude, las empresas se encuentran ante la urgencia de adaptar sus sistemas informáticos de facturación. A partir de la entrada en vigor de la orden, las empresas disponen de tan solo nueve meses para adecuarse a un conjunto amplio y complejo de requisitos. En este contexto, aquellas empresas que aún no han comenzado la adaptación pueden enfrentar desafíos significativos en términos de tiempo, coste y recursos.
Desde nuestra experiencia como auditores y con más de 140 auditorías antifraude realizadas en www.leyantifraude.com, comprendemos a fondo los requisitos que exige la normativa y ofrecemos un servicio integral para que las empresas puedan cumplir con estos estándares en el plazo previsto, minimizando riesgos y optimizando la inversión.
Requisitos esenciales que deben implementarse
Los sistemas de facturación, en el marco de la normativa VERI*FACTU, deben cumplir con un conjunto de especificaciones detalladas, entre las que se encuentran:
- Integridad e inalterabilidad de los registros de facturación: Los sistemas deben generar un hash o huella digital para cada registro y encadenarlos secuencialmente. Esto asegura que cada registro de facturación es único e inalterado desde su creación, y cualquier modificación desencadena una alarma que registra el evento.
- Trazabilidad de los registros de facturación: Los registros deben enlazarse con el anterior a través de la huella digital, formando una cadena cronológica que permite el seguimiento de cada transacción. La empresa debe poder verificar y revisar esta cadena en cualquier momento.
- Conservación y accesibilidad: Los registros de facturación deben conservarse durante el período estipulado por la normativa. Además, los sistemas deben permitir exportar y almacenar estos registros en formato electrónico, garantizando su acceso y legibilidad en cualquier momento.
- Capacidad de remisión a la Agencia Tributaria: Aunque la remisión de registros de forma continua es voluntaria, el sistema debe estar preparado para realizar la transmisión de registros de facturación de manera segura y automática en caso de un requerimiento de la Administración Tributaria.
- Generación de códigos QR y frase identificativa: Los sistemas de facturación que operen bajo VERI*FACTU deben incluir un código QR en las facturas y una frase que indique que se ha utilizado un sistema verificado, conforme a las especificaciones técnicas del reglamento.
- Firma electrónica o hash para garantizar la autenticidad: Aunque los sistemas VERI*FACTU no requieren firma electrónica, deben aplicar un hash a los registros para garantizar la integridad y autenticidad de la información.
- Declaración responsable y registro de eventos: Los productores de sistemas deben emitir una declaración responsable que certifique el cumplimiento del sistema con la normativa. Además, los sistemas deben registrar eventos que documenten cualquier incidencia, como anomalías en la integridad o trazabilidad de los registros.
Las dificultades de adaptación en un plazo reducido
El corto plazo de adaptación presenta un desafío para las empresas que aún no han iniciado el proceso, especialmente considerando la complejidad técnica y operativa de los requisitos mencionados. Implementar estas exigencias requiere:
- Tiempo de desarrollo y pruebas exhaustivas: Asegurar que el sistema cumple con la integridad, trazabilidad y seguridad de los registros implica un diseño meticuloso y pruebas exhaustivas, las cuales pueden extenderse si surgen problemas técnicos.
- Costes de implementación: La adecuación a estos requisitos técnicos puede resultar costosa, especialmente si la empresa no dispone de un sistema adaptable a los nuevos requisitos. Los costes pueden incrementarse si, debido a la premura, se requiere contratar desarrollos o servicios adicionales.
- Personal cualificado y recursos especializados: La implementación y verificación de los requisitos demandan recursos técnicos y personal cualificado en el sistema de facturación, algo que muchas empresas no tienen internamente.
Nuestro servicio de auditoría para un cumplimiento rápido y eficaz
Como expertos en auditoría de la Ley Antifraude, con una base de más de 140 auditorías realizadas, ofrecemos un servicio especializado que permite a las empresas alcanzar un cumplimiento eficiente y seguro en el plazo requerido. Nuestra experiencia nos permite identificar rápidamente posibles brechas de cumplimiento y optimizar la adaptación del sistema para cumplir con todos los requisitos técnicos y funcionales.
Nuestro proceso de auditoría incluye:
- Evaluación inicial: Identificamos los puntos críticos del sistema actual de la empresa y establecemos un plan de adaptación específico.
- Verificación técnica: Comprobamos que el sistema cumple con la integridad, trazabilidad y seguridad de los registros exigidos, así como con la capacidad de remisión y generación de elementos de seguridad (hash, QR, y frase identificativa).
- Certificación de cumplimiento: Tras la implementación, proporcionamos una certificación de cumplimiento conforme a la normativa de VERI*FACTU, asegurando que el sistema está listo para su revisión por parte de la Administración Tributaria.
Para aquellas empresas que aún no han iniciado su adaptación, nuestro conocimiento en auditoría y certificación puede ser la clave para lograr el cumplimiento en este corto plazo de nueve meses. Invitamos a las empresas a aprovechar nuestra experiencia y asegurar que su sistema de facturación no solo cumple con la normativa, sino que también se optimiza en términos de coste y eficiencia. Cumplimente nuestro formulario y estaremos encantados de poder atenderle.