23 May ¿Qué es la digitalización certificada de facturas?
Desde hace ya años uno de mis servicios es realizar la auditoria de aplicaciones informáticas que escanean facturas para transformarlas en digital, de manera que el proceso asegure la firma digital en ciertas condiciones, la garantía de calidad de la custodia documental, la capacidad de consulta y filtrado por parte del usuario, así como el cierre de periodo de facturas recibidas. En este post quiero revisar el proceso y las garantías que nos ofrece la homologación de digitalización certificada de facturas.
¿Qué es la digitalización certificada de facturas?
Es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para ello es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria. Está recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.
¿Qué pasos hay que seguir para homologar un software de digitalización certificada?
Está recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007. Dirigir la documentación correspondiente, que acredita que se cumple con los requisitos recogidos en el apartado 2 del artículo 7 de la citada Orden, al Director del Departamento de Informática de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
¿Cuál es el proceso que realizo para homologar estas soluciones?
Trabajo un proceso basado en 5 fases, lo que denomino proyecto cerrado.
Fase 1. Formación al equipo desarrollador.
En esta primera fase formo al equipo informático de mi cliente, y al de negocio, en el proceso completo que resumiéndolo mucho se trata de escaneo de factura, mejora de imagen, metadatos y firma, registro en base de datos, visor y cierre de periodo.
Una vez hemos terminado esta formación el equipo sabe los GAPS que distan su solución informática de la necesaria para la homologación. En ocasiones el cliente comienza desde cero con lo cual esta formación se asemeja a una consultoría.
Fase 2. Seguimiento
Mi cliente, generalmente empresas de desarrollo informático, me consulta durante el desarrollo cualquier duda que tenga, hacemos seguimiento del avance y vamos planificando la auditoria final.
Fase 3. Auditoria.
En esta fase audito el software verificando el checklist de controles que se debe cumplir, así como gestionamos el cumplimiento de la cadena de custodia de la imagen, almacenamiento seguro, copias de seguridad y otros elementos que considero esenciales para pasar esta auditoría.
Fase 4. Documentación.
Si bien esta fase la voy confeccionando conforme avanzan el resto de fases, al final es cuando tengo todas las evidencias para conformar los 5 documentos que presento a la AEAT. Yo me encargo de realizar toda la documentación. Esta forma de trabajo es fundamental para que el cliente solo se preocupe del desarrollo de los requisitos que nos marca la AEAT.
Fase 5. Presentación ante la AEAT
Entrego los documentos a mis clientes, cada uno firma los correspondientes a su responsabilidad y entrego también la URL para que mis clientes suban la documentación.
Fase 6. Periodo de espera
Aproximadamente en 2 semanas mis clientes alcanzan la homologación. Si no es así contacto con la AEAT para hacer seguimiento.
Conclusión
Con un porcentaje de éxito del 100% en mis auditorias de homologación de digitalización certificada de facturas mis clientes obtienen la homologación en pocas semanas, solo preocupándose del desarrollo informático.
Luis Vilanova Blanco. Auditor digitalización certificada de facturas.
606954593