23 Mai Qu’est-ce que la numérisation certifiée des factures?
Depuis des années, un de mes services consiste à auditer des applications informatiques qui scannent des factures pour les transformer en numérique, afin que le processus assure la signature numérique sous certaines conditions, la garantie de qualité de la garde documentaire, la possibilité de consulter et Filtré par l’utilisateur, ainsi que la clôture de la période des factures reçues. Dans cet article, je souhaite passer en revue le processus et les garanties offertes par la numérisation certifiée des factures.
Qu’est-ce que la numérisation certifiée des factures?
C’est le processus technologique qui permet, grâce à l’application de techniques photoélectroniques ou de numérisation, de convertir l’image contenue dans un document papier en une image numérique codée selon l’un des formats standard d’usage courant et avec un niveau de résolution qui sont admis par l’Agence d’État de l’administration fiscale. Pour cela, il est nécessaire d’utiliser un logiciel de numérisation approuvé par l’administration fiscale. Il est inclus dans l’article 7 de l’ordonnance EHA / 962/2007.
Quelles sont les étapes à suivre pour homologuer un logiciel de numérisation certifié?
Il est inclus dans l’article 7 de l’ordonnance EHA / 962/2007. Envoyez la documentation correspondante, qui prouve que les exigences énoncées à la section 2 de l’article 7 de l’arrêté susmentionné sont remplies, au directeur du service informatique de l’agence d’État pour l’administration fiscale.
Quel est le processus que je mène pour standardiser ces solutions?
Je travaille un processus basé sur 5 phases, ce que j’appelle un projet fermé.
Phase 1. Formation de l’équipe de développeurs.
Au cours de cette première phase, je forme l’équipe informatique de mon client et l’équipe commerciale à l’ensemble du processus, qui, en résumé, concerne la numérisation des factures, l’amélioration des images, les métadonnées et la signature, l’enregistrement de la base de données, la visionneuse et la fermeture de période .
Une fois cette formation terminée, l’équipe connaît les GAPS qui sont loin de sa solution informatisée de celle nécessaire à l’approbation. Parfois, le client repart de zéro avec lequel cette formation s’apparente à un conseil.
Phase 2. Suivi
Mon client, généralement des sociétés de développement informatique, me pose pendant le développement toutes les questions que j’ai, nous suivons les progrès et nous planifions l’audit final.
Phase 3. Audit.
Au cours de cette phase, j’audite le logiciel, vérifiant la liste de contrôle des contrôles qui doivent être effectués, ainsi que la gestion de la conformité avec la chaîne de conservation des images, le stockage sécurisé, les copies de sauvegarde et d’autres éléments que je considère essentiels pour réussir cet audit.
Phase 4. Documentation.
Bien que je prépare cette phase au fur et à mesure que les autres phases avancent, c’est à la fin que j’ai toutes les preuves pour constituer les 5 documents que je présente à l’AEAT. Je suis en charge de réaliser toute la documentation. Cette façon de travailler est essentielle pour que le client ne se soucie que du développement des exigences établies par l’AEAT.
Phase 5. Présentation devant l’AEAT
Je donne les documents à mes clients, chacun signe ceux correspondant à leur responsabilité et je donne également l’URL pour que mes clients téléchargent la documentation.
Phase 6. Période d’attente
Dans environ 2 semaines, mes clients obtiennent l’homologation. Sinon, contactez l’AEAT pour un suivi.
conclusion
Avec un taux de réussite de 100% dans mes audits d’approbation de numérisation de factures certifiés, mes clients obtiennent l’approbation en quelques semaines, ne se souciant que du développement informatique.
Luis Vilanova Blanco. Auditeur digitalisé certifié de factures.
+34 606954593
digitalizacioncertificada@luisvilanova.es