Transformación Digital de bufete de abogados

Transformación Digital de bufete de abogados

Transformación Digital de bufete de abogados

En estos momentos me encuentro ayudando a un importante despacho de abogados en su transformación digital. Este proceso necesario y clave para los despachos de abogados que necesitan ser más productivos, con mayor orientación a sus clientes, etc. viene describiéndose como una tendencia clara del sector de abogacía como por ejemplo este reciente articulo en relación a la Transformación Digital de bufete de abogados.

Transformación Digital de bufete de abogados

Los despachos de abogados no siempre son conscientes que los sistemas de información son en muchas ocasiones claves para su continuidad de negocio, optimización de procesos, así como productividad y apertura de nuevas líneas de negocio, además del cumplimiento legal como RGPD, LSSI y otros asociados al sector donde compite.Transformación Digital de bufete de abogadosEn este caso el despacho de abogados en el que estoy realizando este proyecto de transformación se encuentra en una situación donde las tecnologías de la información están pasando a ser de operativas a estratégicas y por ello cobran cada día más importancia. Es fundamental realizar un análisis adecuado de la situación actual, entender los gaps o distancia con lo que se necesita en el presente y a 3 años para describir las acciones que se deben tomar, económica y temporalmente analizadas adecuadamente con dirección.

Las ventajas que se obtienen al realizar un plan estratégico de las tecnologías de la información en un bufete de abogados son varias:

  1. Entendimiento global y al detalle de la situación de los sistemas informáticos.
  2. Distancia o gap entre los sistemas y el negocio.
  3. Realidad objetiva de la seguridad o buenas prácticas de proveedores.
  4. Claridad en la explicación de los problemas actuales.
  5. Definición de los pasos a realizar para mejorar la situación.
  6. Documentación profesional para tomar decisiones en el futuro.
  7. Adaptabilidad a necesidades que aún no han llegado.
  8. Minimizar riesgos de futuro con nuevos proyectos informáticos, legales o con potenciales clientes.

Plan de acción

Transformación Digital de bufete de abogadosEl plan de acción para llevar a éxito esta colaboración consiste en tres fases:

Fase AS-IS

En esta fase el objetivo es entender en qué situación se encuentra la empresa a nivel de TI, mediante reuniones con dirección, mandos intermedios, key users y el departamento TI:

Reunión con dirección para definición de expectativas.

Reunión con proveedores TI para entender mapa de aplicaciones, medidas de seguridad, etc.

Reunión con todos los departamentos para entender de donde vienen, que necesitan a día de hoy y una posible proyección de necesidades en materia TI.

Entendimiento de gaps y necesidades a corto y medio plazo alineado con la estrategia de la empresa

Fase TO-BE

En este caso se plantea el escenario idóneo. Donde queremos llegar. Por ejemplo, típico objetivo es la de disponer de DATO ÚNICO o por ejemplo asegurar la CONTINUIDAD DE NEGOCIO con una parada máxima tolerable de tal sistema X horas.

Evaluación de gaps, riesgos y priorización de necesidades.

Planteamiento y estudio de soluciones que engloban los anteriores gaps y darán solución a la situación a corto y medio plazo alineado con la estrategia empresarial.

Fase TO-DO

Definimos con dirección los proyectos, presupuestos, fases etc. de las acciones o el plan de acción que se va a realizar, generalmente a 1 o 3 años.

Definición de costes, proyectos, duración, etc., en un diagrama de Gantt.

Otros temas como recursos necesarios, metodología de dirección de proyectos, etc.

Resultado de la auditoria de transformación digital del bufete

El documento es el resultado final de mi trabajo, la conclusión de todo el trabajo previo. En él se reflejan las conclusiones analizadas en las semanas que dura este proyecto. Por resumir incluye:

INTRODUCCIÓN: Donde incluyo el ámbito del proyecto.

OBJETIVOS: Se detallan las metas deseables, por ejemplo fomentar el dato único, el uso del Outsourcing o la continuidad de negocio.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LAS TI: Describo un análisis detallado de la situación del área TI. Los aspectos abarcan estándares como ISO20000, ISO270001, CMMI, Cobit, Gobierno TI, PROVEEDORES,…

MAPA DE APLICACIONES ACTUAL: En este punto se describe la situación actual del mapa de aplicaciones (Bigdata, Inteligencia artificial, Business Intelligence, CRM, ERP, movilidad, integraciones, bases de datos,…),  flujos de información, etc. Es parte del AS-IS que en el TO-BE, en general, se simplificará.

RESUMEN DE SITUACIÓN EN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: La seguridad de la información, acompañado del marco legal es fundamental para mis clientes ya que pueden influir en la continuidad del negocio, entre otras cuestiones.

RESUMEN DE SITUACIÓN EN BUENAS PRÁCTICAS: Con mi experiencia en diferentes empresas nacionales y multinacionales, de distribución, laboratorios farmacéuticos, fabricación, transporte y logística, sanidad y otros sectores, analizo la calidad del servicio prestado por el área TI y reflejamos los puntos de mejora clave para orientar el departamento al servicio interno, externo y en general la orientación al cliente.

ANÁLISIS DE GAP POR ÁREA DE LA EMPRESA: Enumerados y valorados por importancia, se describen todos los puntos de mejora, a corto, medio y largo plazo, para acompañar a cada área en su estrategia. Este punto es fundamental ya que describen, en general, como partimos del AS-IS para construir el TO-BE.

INVENTARIO DE PROYECTOS GLOBALES: Describimos todos los proyectos, tanto en alcance, coste, duración, como en los GAP que resuelven y se planifican según prioridades coordinadas con Dirección. En resultado es doble, por un lado un diagrama de Gantt y por otro una orientación económica de cada proyecto a abordar.

Selección de proveedores

Adicionalmente, este bufete de abogados me solicita que, tras realizar el análisis de sus necesidades reales, disponiendo de toda la información recogida en el punto anterior se seleccionará las soluciones y proveedores más adecuados a las necesidades detectadas y consensuadas con dirección, respecto de las aplicaciones que se detallen en el mapa de aplicaciones (uno de los resultados del punto anterior), especialmente en el área de gestión de expedientes y CRM necesidades ya detectadas.

Resumen de las acciones a realizar:

Como Interim Manager TIC trabajo en toda España con diferentes empresas y bufetes en el asesoramiento, auditoria y dirección de proyectos externalizados para el alineamiento de sus tecnologías de la información con la estrategia empresarial, lo que denominamos Digitalización Empresarial.

Estoy colegiado nº 498 por el Colegio Oficial de Ingenieros en Informática de la Comunidad Valenciana (COIICV), Auditor CISA (Certified Information System Auditor) por ISACA, ITIL Certificated, Master en Ciberseguridad por Deloitte, miembro de la Asociación de Peritos Colaboradores con la justicia de Madrid y Valencia, así como de la Asociación Profesional Colegial de Peritos Judiciales del Reino de España y de la Asociación Profesional de Peritos Judiciales colaboradores con la Administración de Justicia peninsular, insular y de las ciudades autónomas de España, MBA por la Escuela de la Empresa, PDD por el IESE, así como colaborador con la Asociación Profesional de Asesores Fiscales y Evaluador nacional del sello de calidad ANECA EURO-INF, formador de ciberseguridad, Auditoría y pericial Informática en la Escuela de Organización Industrial EOI, formado en ISO27001 por SGS, entre otras titulaciones.

Actualmente soy asesor digital certificado de red.es y recientemente he finalizado doble titulación de Master en Inteligencia Artificial para directivos, Machine y Deep Learning.

Con este Know-how mi planteamiento en este tipo de auditoria de transformación digital de un bufete de abogados, resumidamente incluye la siguiente planificación:

  • Adicionalmente trabajo especialmente en el área de ERP con abogados y jueces en demandas entre cliente y partner en mi portal de referencia Reuniones con dirección de fijación de metas, objetivos, etc.
  • Reuniones con los key users (usuarios clave)
  • Reuniones con proveedores
  • Análisis y documentación
  • Estudio y desarrollo del plan de acción.
  • Alineamiento con dirección
  • Selección de proveedores
  • Presentación de resultados

Conclusiones

Como se dice en el artículo que he compartido anteriormente la ciberseguridad, la realidad virtual, la inteligencia artificial, bigdata y 5G son tecnologías que están ya entre nosotros y que afectan o afectaran a cada bufete de abogados a corto y medio plazo sin duda. No obstante mi trabajo de auditoria se adapta al “grado de maduración de adopción de las tecnologías de información del bufete, entendiendo este grado como de digitalizado se encuentra el bufete cuando llego y por tanto como evolucionaremos el despacho. Trabajo siempre adaptando el plan al tipo de bufete, a sus expectativas y estrategia de negocio, estado actual y estado al cual se considera como óptimo llegar en 3 años.

Luis Vilanova Blanco. Auditor transformación digital.

606954593

Luis@luisvilanova.es