28 Mar Simplicidad, business intelligence y google

Hace unos días, en una charla con un gerente de una empresa y la consultora con la que tengo mucha afinidad, salía en el terreno las características que debía tener un cuadro de mandos.

La simplicidad y las leyes que la explican,  pueden aportar ciertas características que, aplicadas a un cuadro de mandos, pueden llevarlo a la excelencia. Muchas veces pongo en mi dia a dia, en mis clases, en las empresas que visito, como ejemplo google como paradigma de la simplicidad, por ello he pensado comparar google y un cuadro de mandos desde el punto de vista de la simplicidad, como aplicando cada una de las 10 leyes que la explican, podemos entender tanto el éxito de google, como el camino a seguir para poner en manos de dirección un cuadro de mandos óptimo.

Utilizaré las 10 leyes de la Simplicidad, de John Maeda, ya que ayuda a describir de manera sencilla como la simplicidad, en muchos ámbitos, han llevado al éxito a compañías como Apple, Microsoft, …

Ley Nº 1, Reducir: La mejor manera de alcanzar la simplicidad es mediante profunda reducción.

La simplicidad  de google es asombrosa, si nos fijamos en el interfaz del buscador, un unico cuadro de texto y un botón sobresalen por encima de todas las demás opciones. Centrándose exactamente en lo que el usuario necesita el 95% de las veces que utiliza este servicio, eliminando lo demás con la técnica de la ocultación de la complejidad típica de las teorías de la simplicidad.

De igual manera un cuadro de mandos debe dar, de un vistazo, aquello que el usuario target necesita, ocultando los complejos procesos que existen debajo, probablemente de un ERP o de más sistemas, subrayando en primer plano aquello que realmente es prioritario. (Te has dado cuenta que el iphone, básicamente, solo tiene un botón, que solo mantiene un modelo en el tiempo, o que Windows esconde todas la complejidad de un sistema operativo debajo de un botón llamado INICIO,…).

Ley Nº 2: Organizar. La organización consigue que muchos parezcan pocos.

Google agrupa sus controles de forma lógica, haciendo de su plataforma una de las mas intuitivas que existen, organizando y agrupando la funcionalidad incluso por niveles de complejidad.

Un cuadro de mandos debe de agrupar la información de manera coherente, organizando la información para que el usuario, de un vistazo, pueda ver, por ejemplo, como estaba la empresa, como esta y como estará, en poco espacio.

Ley Nº 3: Tiempo. El ahorro de tiempo se percibe como simplicidad.

Google optimiza su funcionamiento mediante la excelencia tecnología, haciendo del tiempo de búsqueda la excelencia del servicio.

El BI nació para realizar cálculos en masa de millones de líneas, estas se realizan en paralelo o en momentos de baja carga de uso, permitiendo a empresas que mueven millones de líneas, disponer de agrupados por producto, totales, comparados n, n-1,… con una velocidad de respuesta inmediata. Si un BI no permite la consulta de un modo interactivo no estamos delante de un cuadro de mandos óptimo.

Las buenas métricas cambian la percepción de la realidad y ésta modifica invariablemente nuestro  comportamiento.

Ley Nº 4, Aprender: El conocimiento lo hace todo más fácil

Como Google ha potenciado, el éxito reside en capacitar a los usuarios. Ningún departamento TI es tan flexible y escalable como las personas a las que ofrece sus servicios. Lo que necesitan no es Google sino un cuadro de mando vivo, uno que combine la sencillez de la interfaz de Google con los mecanismos para manejar datos de dimensiones. Los usuarios pueden formular preguntas al sistema BI con un interfaz sencillo, añadiendo nuevas fuentes de datos cuando lo deseen y modificando el cuadro de mando sobre la marcha, sin intervención de TI. Además este uso debe de realizarse con una curva de aprendizaje casi plana.

Ley Nº 5, Diferencias: La simplicidad y la complejidad se necesitan.

¿A alguien le importa la complejidad del algoritmo de búsqueda de google? O ¿como funciona el potente sistema posicionamiento? Realmente “hacer simple lo complejo” es el potencial más grande que google posee. La complejidad crece en todos los ámbitos de la vida, en el propio google cada dia, pero es su sencillez la que trata de oculta la complejidad subyacente.

En un cuadro de mandos correctamente diseñado, la sencillez y la ocultación de la complejidad permite a los usuarios descubrir, no de producir; el proceso es de abajo a arriba, no de arriba a abajo en la jerarquía; de lo que se trata es de poner la innovación en manos de todos, no solo en las de unos cuantos expertos. Debe ser tan fácil de usar como Google.

Ley Nº 6, Contexto: lo que hay en la periferia de la simplicidad no es periférico.

Cuando google desarrolla un nuevo servicio, por ejemplo google+, analiza cómo se comportará este servicio tanto por sus capacidades y funcionalidades, como en manos del cliente, en relación con la experiencia del usuario, la competencia existente y como aportar un valor añadido.

Los cuadros de mando deben de estar diseñados no solo para mostrar los datos básicos del negocio, sino que deben permitir al usuario que su propia intuición, periférica al problema, permita indagar a fondo en los datos, en lo que está ocurriendo realmente en el negocio, en lo que los datos le están diciendo.

Ley Nº 7, Emoción: más emoción es mejor que menos.

Aunque parezca contradecir la ley de reducir, hay algunas cosas donde más es mejor que menos: más cariño, más amor, más intensidad, más significado.

Google está lleno de ejemplos, te permite personalizar tu visualización del interfaz, te muestra artículos y enlaces que están diseñados en respuesta a tus contenidos de navegación y a los propios mensajes de tu google chat o google gmail,…

Un cuadro de mandos bien diseñado debe de provocar una respuesta cognitiva eficaz, debe de llamar la atención y subrayar aquello relevante, aquello que el usuario no vería sin este tipo de herramienta. Además si el cuadro de mandos es capaz de hacer esto, aseguramos que el usuario querrá más, querrá indagar en más posibilidades y volverá a consultarlo periódicamente.

Ley Nº 8, Confianza: confiamos en la simplicidad.

La simplicidad transmite confianza, y la confianza nos ahorra tiempo y esfuerzo. ¿Cuántas veces hemos usado google y no ha funcionado? ¿Cuántas veces hemos buscado algo y no nos ha servido la búsqueda? Probablemente nunca.

Un cuadro de mandos debe de ser fiable desde el primer dia de su puesta en producción. De lo contrario, si el usuario percibe irregularidades o descuadres, todo el esfuerzo, como conclusión generalmente a un importante proyecto, habrá provocado una sensación en el usuario difícil de remontar.

Ley Nº 9, Fracaso: algunas cosas no se pueden simplificar.

Hay temas demasiado difíciles, llenos de matices y detalles que no pueden ser explicados de un plumazo. Google App for Bussines es una suite de donde google reconoce su complejidad poniendo en manos de los usuarios a partners para que ayuden a desarrollarlo. Es una de las herramientas donde google necesita de un tercero, en algunas ocasiones, un partner, para hacer útil su implantación y su uso.

De igual manera un cuadro de mandos no podrá evitar que la comparativa de las diferentes dimensiones que puede formar la inteligencia de negocio pueda desembocar en complejos cálculos y ratios donde el usuario final pueda tener dudas de lo que está viendo. Para ello, su partner, el diseñador, será imprescindible para poder detallar y explicar que esta y que no está presentando alguna parte del cuadro de mandos, cual es su objetivo, etc

Ley Nº 10, La Clave: la simplicidad consiste en eliminar lo obvio y añadir lo relevante.

Las diez leyes, resumidas en una. ¿Realmente es necesario que google explique cómo funcionan el 90% de sus servicios?, ¿hace falta manuales en línea?

De igual manera un cuadro de mandos y la herramienta que la soporte debe de mostrar las opciones relevantes para el usuario, ocultando lo obvio y mostrando la información relevante.

Conclusión

La simplicidad es la base del éxito en muchas facetas, no solo en el terreno profesional. Su aplicación lleva a empresas y personas a alcanzar el éxito, ha optimizar su tiempo, a hacer más sencillas sus acciones, sus relaciones,… huir de la complejidad permite centrarnos en lo importante, en lo relevante, ayudándonos al triunfo en cada faceta de nuestras vidas.