30 Oct Desarrollo ERP vs desarrollo a medida en el año 2014

Introducción

Hace poco en una visita a una consultora donde me une cierta amistad con el responsable de software de la misma, dialogábamos sobre las ventajas e inconvenientes, así como del segmento de clientes donde, en caso de necesidad, un desarrollo a medida y un ERP pueden competir o por lo menos estar la duda de que opción elegir para disponer de una aplicación de gestión para su organización, procesos comerciales, logística, fabricación, marketing, finanzas, contabilidad, operaciones,… por supuesto dependiendo del tipo de negocio.

Algunos personas que sean expertas en este tipo de decisiones y hayan leído estas primeras líneas quizás ya tengan prefijada una opinión, pero la evolución de ambos mundos, desarrollos a medida y ERP evolucionan en paralelo, aunque no todos lo conocen y como ahora veremos la selección puede no ser tan clara.

ERP en la actualidad

Básicamente un ERP es un producto o conjunto de soluciones software de un fabricante que trata de responder a la mayoría de procesos que una empresa necesita, partiendo de la base de tres premisas:

• Los procesos entre diferentes empresas no deberían de ser demasiado diferentes, sobre todo en áreas donde la diferenciación no es elevada (finanzas, contabilidad, logística,…)  de manera que por adquirir este producto ya disponemos de los procesos de negocio básicos (staff) para la empresa.
• Las diferencias entre empresas y negocios se suplen con desarrollos a medida y configuraciones que “tunean” el ERP estándar para adaptarlo a la empresa, a sus particularidades. Es decir el mismo programa de gestión integral puede servirnos para una empresa de distribución minorista con ámbito provincial que para una multinacional farmacéutica con procesos de fabricación (ejemplo llevado a extremo, pero así es)
• Los ERP suelen usar tecnologías y disponer de una filosofía 100% orientada a la gestión de la empresa, de manera que implementar procesos, nuevos campos en la fichas de productos, clientes, proveedores,… Workflows, informes, etc debería (y es muchas veces) muy sencillo.

En este caso, el histórico del ERP nos ha llevado a todos los consultores y CIO por un camino nada fácil. Implantaciones con importantes fracasos, muchas de ellas desembocando en juicios y periciales informáticas que han enfrentado a proveedor y empresa cliente (también fabricante en algunos casos), presupuestos iniciales muy lejos de la realidad final y un sinfín de calvarios.

Algunos de estos problemas han venido derivados fundamentalmente por las siguientes  razones:

• Por un lado las consultoras han podido implantar ERP sin tener, en ocasiones, las personas adecuadas, los perfiles profesionales que más se adaptaban. En este caso la “virtud” del ERP de su orientación a la gestión de la empresa y la sencillez muchas veces de su programación (más bien aparente sencillez) ha provocado que muchos perfiles poco cualificados implantaran ERP en empresas prácticamente como su primer trabajo.
• Además hay que tener en cuenta que en la práctica los procesos de una empresa A y una empresa B, de perfiles y sectores distintos, ámbitos nacionales y multinacionales, multidivisa, etc no son tan parecidos de manera que, incluso dentro del mismo sector el ERP no se adapta de igual forma.
• Añadir a estos puntos que la implantación de un ERP toca de lleno al corazón mismo de una empresa y sus procesos y por tanto el interlocutor (el cliente) destino es crítico para el éxito del proyecto. Probablemente la resistencia al cambio es un factor humano que debe ser bien gestionado tanto por el partner como por la dirección de la empresa cliente.

Estos 3 últimos factores deben ser tenidos en cuenta cuando implantamos un sistema de gestión dentro de una organización. El éxito del ERP en este caso ira en función de cómo gestionemos estas amenazas.

La implantación de un ERP tiene varios factores de beneficio importantes para la empresa. El más importante es que recoge la experiencia de otras muchas implantaciones (miles en ocasiones) en otras organizaciones. Implementa las actualizaciones contables y financieras anualmente con nuevas versiones y mantiene al cliente (o debería) actualizado conforme avanza la tecnología.

Uno de los factores más importantes a tener en cuenta es el coste de la implantación y su mantenimiento. Veamos cómo influye la estructura de costes en un cliente:

1. Coste de licencias: Generalmente dependiendo el tipo del ERP, incluso siendo el mismo también de su versión, existe un coste de adquisición de licencias que suele variar según el número de usuarios que lo van a utilizar. Además suelen haber terceras licencias de servicios añadidos (como puede ser un acceso web), licencias de pago inicial mínima (paquete mínimo),…
2. Costes de licencia anuales que mantienen en derecho a estar actualizado tanto en versiones como en nuevas legislaciones (modelo 340, presentación del IVA, …)
3. Coste de la configuración y desarrollo a medida. El ERP tal cual debe ser configurado y personalizado para adaptarse a la realidad de la empresa. Este punto suele ser una de las importantes partidas (y razones de éxito o fracaso) del proyecto pues debe ser estimado conociendo los procesos y particularidades de la organización.
4. Una vez arrancado costes extra de mantenimiento mensual o anual. Básicamente una bolsa de horas donde el partner estipule coste/hora para nuevos desarrollos, correcciones etc
5. Costes humanos internos. El proyecto de implantación no se desarrollara solo, deberá ser acompañado y asistido por personas internas de la organización.
6. Por otro lado esta las licencia de la Base de datos, sistemas operativos de servidor y cliente, impacto en sistemas y redes, copias de seguridad,…
7. Sera necesario una persona interna que sea la responsable del proyecto y que, tras la implantación, sea el interlocutor con el partner.

Realmente es importante matizar algunos de los puntos anteriores pues pueden tener algunas variantes. El punto 6 podría variar con las nuevas moda cloud donde el ERP está en la nube y puedo acceder a través del navegador olvidándome en gran medida de este punto. Aunque en la práctica aparecerían otros costes como podría ser la implantación de una VPN.

Ejemplo de implantación 1

Pongamos un ejemplo, una empresa de transportes donde en oficinas son 15 personas e itinerantes son unos 100 transportistas, con sedes des localizadas. Estaríamos hablando de 115 usuarios que serían necesarios para acceder a la herramienta. Si el coste de la herramienta son 600 eur + IVA por usuario el coste solo de las licencias de entrada seria aproximadamente 69000 eur + IVA (después vendría, por supuesto la negociación con el partner, descuentos etc) pongamos que se quedaran en 50000 eur + IVA, solo en licencias (los costes de licencia dependerán de muchos otros factores como por ejemplo los módulos contratados en el ERP).

A esta parte debemos sumar el desarrollo y configuración a medida. Pongamos unas 300 h en esta partida, a un coste de 50 eur + IVA aproximadamente unos 15000 eur.

Anualmente, de las licencias, se abona al partner (excepto en algunas soluciones freeware) aproximadamente un 15%, en nuestro caso 7500 eur anuales. A la partida anterior hay que sumarle la bolsa de horas que negocie el cliente con el partner, pongamos una bolsa de 200 horas anuales, 10.000 + IVA. Un total de 18.500 eur anuales.

Resumiendo el coste de entrada en un ejemplo de empresa como esta puede rondar los 60000-90000 eur y el coste anual unos 15.000 – 20.000 eur + IVA)

Ejemplo de implantación 2

Pongamos otro ejemplo más sencillo, una empresa de distribución minorista con 10 empleados y dos comerciales.

Coste de licencias aproximadamente 7200 + IVA, coste de desarrollo 6000 + IVA, costes de mantenimiento anual, aproximadamente 1000-1500 al año.

En este caso los costes se adaptarían de forma más lógica al tamaño de la empresa.

* Como he comentado, existen nuevos tipos de licenciamiento como es el uso del ERP en cloud, donde existen otros costes, otros riesgos, otros niveles de adaptación, etc pero que comparten la mayoría de ventajas e inconvenientes, de una u otra manera, que he explicado.

En general un ERP aporta experiencia en procesos implantados en otras organizaciones, actualización a nuevas normativas y, muy importante, dato único y toda la información integrada en la misma aplicación (cuestión que realmente, en la práctica no siempre es así pues existen multitud de casos donde la empresa tiene que usar herramientas terceras, CRM, TPV, etc que no permiten esto y el cliente debe implementar soluciones de integración). En este caso, en la realidad, nos deberíamos preguntar cuántas empresas conocemos solo con un ERP, sin otras aplicaciones integradas,…

Desarrollo a medida en la actualidad

Uno de los mitos que deben de eliminarse en la actualidad, es que el desarrollo a medida sea desarrollar un proyecto desde cero, como lo ha sido durante años. Personalmente trabajo con herramientas de desarrollo de aplicaciones a medida orientadas a gestión en modo web, me explicare:

• En la actualidad, las herramientas que yo mismo utilizo para desarrollo de gestión empresarial a medida, están orientadas al desarrollo de procesos de gestión, es decir, el proceso es el siguiente:
  • Analizando los procesos de negocio que la empresa necesita para ser competitiva, realizo la toma de requisitos y análisis, desarrollando una documentación donde se explica, lo más detalladamente posible, sus procesos.
  • Seguidamente y tras reuniones con el cliente, se perfila el anterior documento y se implementa una entidad relación en base de datos que servirá para levantar de manera automática la aplicación la aplicación de gestión que el cliente necesita.
  • El resultado de este primer prototipo es una aplicación web implementada con una herramienta de última generación que implementa los procesos core, de negocio (diferenciadores) del cliente (comercial, marketing, logística,…). Esta aplicación web desarrollada con una herramienta generadora de aplicaciones de gestión sirve como primer prototipo funcionalmente listo para ser usado y que servirá como base para, iterativamente, ir añadiendo las personalizaciones que el cliente necesite.
  • El desarrollo es en espiral, es decir, la primera versión implementa el 80% de lo que el cliente quiere utilizar y el restante 20% se desarrolla a posteriori. Esto tiene muchas ventajas:
    • El cliente pronto tiene la herramienta que quiere utilizar y que ha sido pensada a medida para él.
    • El uso temprano de la aplicación permite que el mismo cliente detecte fallos o vacíos en lo que explico inicialmente, pudiendo aportar mejoras u otras cuestiones.
• Los entornos generadores de aplicaciones de gestión, como el que yo uso, de última generación, permiten prácticamente todo lo que un ERP implementa, Workflows, auditorias de acceso, integración con LDAP o AD, Servicios Web, entorno web, usuarios y roles, multiidioma,…

Es importante remarcar algunas características de este enfoque comparado con una implementación de un ERP:

• Los costes de licencia, por volumen de usuario es cero. No existe.
• Este tipo de desarrollo NO implementa procesos financiero y contables. Mis clientes de este tipo de proyectos están encantados de disponer de dos herramientas:
  • Una, la mía, que implemente todos sus procesos como un guante, como un traje a medida, que en pocas semanas puede comenzar a utilizar.
  • Dos, un programa de contabilidad y finanzas externo (muy económico) que se mantenga actualizado con la legislación vigente y que recoja los datos de mi entorno de gestión.
  • Al finalizar el proyecto el código fuente es del cliente, mientras que en el ERP no es así, generalmente.

Tabla comparativa

Conclusiones

Actualmente colaboro tanto con empresas que tienen ERP como Navision, como desarrollo proyectos por mi cuenta de gestión integral a medida como he comentado antes. Aunque parezca una incongruencia ambos paradigmas son válidos, pues dependerá de la filosofía de la empresa, número de empleados, si está dispuesta a pagar licencias anuales, particularidad de los procesos de negocio clave, multiidioma, localización de sus centros de trabajo, itinerancia y movilidad,…