28 Oct Conformité aux normes eIDAS, SEPBLAC et autres lois dans les logiciels de signature de documents à distance : fournisseur de confiance non qualifié
Introduction
Pour qu’un logiciel de signature de documents à distance puisse fonctionner en tant que fournisseur de confiance non qualifié dans l’Union européenne, il est essentiel de respecter des réglementations strictes, telles que les normes eIDAS, SEPBLAC et d’autres lois spécifiques concernant la sécurité, la confidentialité et la conservation des données. Cet article décrit les étapes et processus nécessaires pour garantir la conformité à ces réglementations dans un système de signature de documents, en particulier pour les professionnels certifiés qui requièrent une sécurité accrue dans leurs processus de signature numérique.
Phase 1 : Onboarding – Vérification professionnelle et prévention de l’usurpation d’identité
La première étape consiste à intégrer l’utilisateur de manière autonome dans le portail. Pour cela, le logiciel doit inclure des processus automatisés conformes aux normes de sécurité et de vérification d’identité imposées par les réglementations eIDAS et SEPBLAC. Les points clés incluent :
- Exigences d’identification : L’utilisateur doit remplir certaines conditions professionnelles vérifiables, telles qu’une carte professionnelle et une validation de son inscription active auprès de l’organisation professionnelle correspondante. La réglementation eIDAS exige des mesures préventives contre l’usurpation d’identité, tandis que SEPBLAC impose des contrôles pour prévenir la fraude dans les transactions numériques.
- Validation automatisée et autonome : Ce processus d’onboarding doit être robuste et automatisé, sans intervention humaine nécessaire. Une fois l’utilisateur enregistré avec sa carte professionnelle, le système vérifie automatiquement la validité du document et son appartenance à l’organisation professionnelle, garantissant l’absence de tentative d’usurpation d’identité.
- Protection des données : Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), il est crucial d’assurer la confidentialité des utilisateurs, en s’assurant que les informations de validation sont utilisées uniquement à cet effet et ne sont pas stockées inutilement.
Phase 2 : Fourniture d’identifiants et authentification pour un accès sécurisé
Après l’onboarding, l’étape suivante consiste à fournir des identifiants et une authentification pour garantir un accès sécurisé. Pour être conforme à eIDAS en termes de sécurité, le logiciel doit proposer un accès d’au moins un “niveau substantiel” grâce à une authentification renforcée :
- Fourniture d’identifiants : La création et la fourniture d’identifiants doivent être sécurisées, idéalement avec des identifiants générés de manière centralisée et utilisant des protocoles de cryptage.
- Authentification de niveau substantiel : Conformément à eIDAS, l’authentification doit permettre de vérifier de manière robuste l’identité de l’utilisateur, généralement avec une authentification multifactorielle. Cela peut inclure un mot de passe et un code temporaire (OTP) ou un deuxième facteur d’authentification basé sur un appareil de confiance, répondant au niveau substantiel requis.
- Vérification de sécurité SEPBLAC : Si le logiciel est utilisé dans des secteurs réglementés par SEPBLAC, comme le secteur financier, il doit également suivre les contrôles et rapports requis pour prévenir le blanchiment de capitaux en implémentant des techniques d’identification et de traçabilité des utilisateurs.
Phase 3 : Conservation dans le temps des actions de signature
Une fois que l’utilisateur commence à signer des documents, le système doit stocker chaque transaction de signature de manière sécurisée pendant la durée requise par la réglementation applicable :
- Journalisation des activités : Chaque signature doit être enregistrée avec des détails comme la date, l’identité du signataire et les documents signés. Ces enregistrements doivent être conservés conformément à eIDAS, qui exige que les signatures numériques soient liées aux données d’identité du signataire de façon immuable.
- Stockage sécurisé et protection contre les altérations : La réglementation eIDAS exige que les données de signature soient stockées de manière sécurisée pour éviter toute modification ou suppression non autorisée. Des technologies de cryptage avancées et la signature numérique des transactions de signature sont recommandées pour garantir l’immutabilité des enregistrements.
- Conservation des preuves pour audit SEPBLAC : Si le système est régulé par SEPBLAC, le logiciel doit permettre un accès aux journaux d’audit prouvant la traçabilité de chaque signature, en cas de besoin pour des audits externes ou des procédures judiciaires.
Phase 4 : Suppression des données après la période de conservation obligatoire
Enfin, les données de l’utilisateur et les transactions réalisées doivent être supprimées après la période de conservation obligatoire :
- Politique de conservation et suppression des données : Conformément au RGPD et aux réglementations nationales, il faut établir une politique de rétention des données assurant la suppression de celles-ci après la période nécessaire. Cela est fondamental pour protéger la vie privée des utilisateurs et respecter les exigences de minimisation des données du RGPD.
- Procédures de suppression sécurisée : Les normes eIDAS, conjointement avec le RGPD, exigent que les données soient supprimées de manière sécurisée à la fin de la période de rétention, y compris les méthodes de suppression empêchant toute récupération non autorisée.
- Transparence et notification aux utilisateurs : En conformité avec le RGPD, les utilisateurs doivent être informés de la suppression de leurs données et, si possible, avoir la possibilité d’obtenir une copie de leurs données avant la suppression définitive.
Conclusion
Opérer en tant que fournisseur de confiance non qualifié dans l’Union européenne requiert une attention méticuleuse à la conformité aux réglementations eIDAS, SEPBLAC et RGPD. De l’onboarding à la suppression des données, chaque phase du cycle de vie utilisateur et des transactions de signature doit respecter les normes de sécurité et de conformité requises. Avec un système intégrant ces exigences de manière automatisée et sécurisée, les fournisseurs de signature numérique peuvent garantir une expérience utilisateur fiable et conforme aux normes en vigueur.