29 Avr « Homologation du logiciel de numérisation certifiée devant l’AEAT et la durabilité »
La numérisation des documents et des factures est un élément essentiel dans la transition vers des processus d’affaires plus efficaces et durables. En Espagne, l’homologation des logiciels de numérisation certifiée est spécifiquement réglementée par l’article 7, alinéa e) de l’Ordonnance EHA/962/2007, ainsi que par l’alinéa neuf de la Résolution du 24 octobre 2007. Ces dispositions établissent un cadre juridique permettant aux entreprises de numériser leurs factures et autres documents commerciaux avec une validité légale complète, à condition que certaines exigences et procédures standardisées soient respectées.
Le processus d’homologation garantit que le logiciel utilisé respecte les normes techniques exigées par l’Agence d’État de l’Administration Fiscale (AEAT). Cela inclut des aspects tels que la capacité du logiciel à garantir l’intégrité et l’authenticité des factures numérisées depuis leur création jusqu’à la fin de leur période de conservation. Pour obtenir l’homologation, le logiciel doit être capable de générer une représentation numérique incluant toutes les données et l’image des factures, en plus d’assurer leur indexation et récupération efficace.
Le processus implique également la mise en place de systèmes de gestion de la qualité au sein des organisations utilisant ce logiciel, assurant le maintien des normes tout au long de la chaîne de numérisation. Cette approche aide à prévenir la modification ou la perte de données, aspects cruciaux pour la conformité fiscale et la gestion des affaires.
L’un des principaux avantages de la numérisation certifiée est qu’elle permet aux entreprises de détruire les documents physiques originaux une fois qu’ils ont été numérisés et vérifiés, ce qui entraîne des économies considérables en termes de coûts de stockage et de gestion des documents. Cependant, cette pratique va au-delà de la simple réduction des coûts, contribuant de manière significative à la durabilité environnementale. L’élimination de la nécessité de stocker physiquement de grands volumes de papier réduit la demande en ressources forestières, minimise la consommation d’énergie et diminue la génération de déchets. De plus, la numérisation facilite la mise en œuvre de politiques de bureau sans papier, conduisant à des opérations plus propres et plus écologiques.
Dans ce contexte, la numérisation certifiée ne répond pas seulement aux exigences légales et fiscales, mais soutient également les initiatives de durabilité d’entreprise. Elle contribue à créer un environnement de travail plus efficace et favorise la responsabilité environnementale au sein de la communauté d’affaires.
Dans notre entreprise, nous sommes des auditeurs leaders dans l’homologation des logiciels de numérisation certifiée, avec une longue expérience et des dizaines de cas de succès. Notre expérience et notre savoir-faire nous permettent de guider les entreprises à travers le processus de conformité complexe, en garantissant qu’elles non seulement respectent la réglementation en vigueur, mais aussi maximisent les avantages de la numérisation en termes d’efficacité opérationnelle et de durabilité environnementale. Avec notre soutien, les entreprises ne se transforment pas seulement numériquement, mais avancent également vers un avenir plus vert et plus durable.