La homologación de software de digitalización certificada ante la AEAT y la sostenibilidad

La homologación de software de digitalización certificada ante la AEAT y la sostenibilidad

La digitalización de documentos y facturas es un componente esencial en la transición hacia procesos empresariales más eficientes y sostenibles. En España, la homologación de software de digitalización certificada está regulada específicamente por el artículo 7, apartado e) de la Orden EHA/962/2007, así como por el apartado noveno de la Resolución de 24 de octubre de 2007. Estas disposiciones establecen un marco jurídico que permite a las empresas digitalizar sus facturas y otros documentos comerciales con plena validez legal, siempre que se cumplan ciertos requisitos y procedimientos estandarizados.

El proceso de homologación garantiza que el software utilizado cumpla con los estándares técnicos exigidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Esto incluye aspectos como la capacidad del software para garantizar la integridad y autenticidad de las facturas digitalizadas desde el momento de su creación hasta el fin de su período de conservación. Para obtener la homologación, el software debe ser capaz de generar una representación digital que incluya todos los datos y la imagen de las facturas, además de asegurar su indexación y recuperación eficiente.

El proceso implica también la implementación de sistemas de gestión de calidad dentro de las organizaciones que utilizan este software, asegurando que se mantengan los estándares durante toda la cadena de digitalización. Este enfoque ayuda a prevenir la alteración o pérdida de datos, aspectos críticos para el cumplimiento fiscal y la gestión empresarial.

Una de las principales ventajas de la digitalización certificada es que permite a las empresas destruir los documentos físicos originales una vez que estos han sido digitalizados y verificados, lo que conlleva a un ahorro considerable en costos de almacenamiento y gestión de documentos. Esta práctica, sin embargo, va más allá de la simple reducción de costos, contribuyendo significativamente a la sostenibilidad ambiental. La eliminación de la necesidad de almacenar físicamente grandes volúmenes de papel reduce la demanda de recursos forestales, minimiza el consumo de energía y disminuye la generación de residuos. Además, la digitalización facilita la implementación de políticas de oficina sin papel, lo que conduce a operaciones más limpias y ecológicas.

En este contexto, la digitalización certificada no solo cumple con requisitos legales y fiscales, sino que también apoya las iniciativas de sostenibilidad corporativa. Contribuye a la creación de un entorno de trabajo más eficiente y promueve la responsabilidad ambiental dentro de la comunidad empresarial.

En nuestra empresa, somos auditores líderes en la homologación de software de digitalización certificada, con una amplia trayectoria y decenas de casos de éxito. Nuestra experiencia y conocimiento nos permiten guiar a las empresas a través del complejo proceso de cumplimiento, asegurando que no solo cumplan con la normativa vigente, sino que también maximicen los beneficios de la digitalización en términos de eficiencia operativa y sostenibilidad ambiental. Con nuestro apoyo, las empresas no solo se transforman digitalmente, sino que avanzan hacia un futuro más verde y sostenible.