19 Feb Plan estratégico TI – Un paso adelante en materia informática y digital.
En este artículo quisiera reflejar que, por fin, existe un creciente interés por profesionalizar las TI de la empresa, lo que en general se consigue con un Plan TI. Recientemente, importantes asociaciones deportivas, empresas multinacionales y alguna pyme se ha puesto en contacto conmigo para conocer en realidad de que hablo cuando estamos ante la posibilidad, o necesidad vital, de alinear las TIC con el plan estratégico.
En otras ocasiones he escrito sobre las ventajas de un Plan TI, que ayude a las empresas a alinear su informática, cada día mas TIC y área digital, a la estrategia a corto y medio plazo de la empresa. En general he descrito muchas de las partes que forman un plan TI, pudiendo ser resumidas en las siguientes:
- Analizar y entender la situación actual de la empresa, como ha evolucionado, quien forma la organización, asi como la situación actual de las TI en relación a lo anterior, incluyendo que gaps o problemas se encuentran actualmente. Es decir lo que denominamos la descripción AS-IS.
- En general necesidades presentes y futuras (plan estratégico) no cubiertas. Es decir, donde queremos estar en materia de TI en los próximos años, de manera que evolucione acompañando y optimizando, haciendo más productivo, las acciones que se derivan del plan estratégico. Lo que denominamos TO-BE.
- En tercer y último lugar la descripción de todos los proyectos o acciones que hay que llevar a cabo en la dimensión digital-TI de la empresa* para alcanzar el TO-BE partiendo del AS-IS. Generalmente una serie de proyectos, ubicados en el tiempo, con un coste, priorización y coste estimado, en un plazo de unos 3 años.
* Actualmente la dimensión digital abarca mucho más que el área TI. Típicamente las áreas de Marketing digital, BYOD y otras tendencias hacen que las TI estén distribuidas, muchas veces, en parte en otras áreas de la empresa.
¿Cómo se realiza un proyecto de Plan TI?
Es curioso como la mayoría de clientes que vienen a mi tienen claro que quieren un Plan TI, saben que necesitan un empuje, una profesionalización del área TI que acompañe y sostenga el plan estratégico, pero dudan de cómo ponerlo, mediante un consultor experto, en marcha. Por ello como parte más importante de este post voy a describir los pasos que realizo para poner un plan TI en marcha:
Fase 1. Arranque de la consultoría del Plan TI.
Una vez he llegado a un acuerdo con la empresa u organización, y conocido las áreas o departamentos claves que la forman, entrego un documento a cada una de ellas para la preparación. En él deben describir su punto de vista de las TI actualmente, asi como los gaps y necesidades que ven a corto y medio plazo. Es decir, en ese documento preparatorio, cada área (ya sea comercial, mkt, producción, logística,…) debe cumplimentar:
- Visión y misión.
- Relaciones interdepartamentales.
- Estrategia del departamento a 3 años.
- Aplicaciones que utilizan actualmente. Ventajas y desventajas de cada una.
- Debilidades y Fortalezas no cubiertas ahora y a medio plazo según su visión estratégica.
Podríamos decir que esta fase junto con el principio de la siguiente, constituyen el AS-IS comentado anteriormente.
Fase 2. Reuniones de debate del Plan TI.
Una vez tenemos los documentos generados en la fase 1, debemos trabajarlos. En estas reuniones, pilar del plan TI, me reúno con cada responsable de cada área que forma la empresa y tiene, de una u otra manera, dependencia con las TI. Típicamente áreas como operaciones, marketing, comercial, RR.HH., producción, atención al cliente, distribución y logística,… entre otras.
Con los anteriores documentos, estudiados previamente, las reuniones son un repaso de los mismos con las preguntas y dudas que, con mi experiencia, he encontrado clave para el futuro de las TI en esta empresa.
Pasamos de los comentarios de cada departamento a plasmar la necesidad real, presente y futura, es decir, empezamos a construir el TO-BE, partiendo del AS-IS.
Fase 3. Construcción del documento del Plan TI
El documento del plan TI es el resultado final, la conclusión de todo el trabajo previo. En él se reflejan las conclusiones analizadas en las semanas que dura este proyecto. Por resumir incluye:
INTRODUCCIÓN: Donde incluyo el ámbito del proyecto.
OBJETIVOS: Se detallan las metas deseables, por ejemplo fomentar el dato único, el uso del outsourcing o la continuidad de negocio.
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEPARTAMENTO TI: Describo un análisis detallado de la situación del área TI. Los aspectos abarcan estándares como ISO20000, ISO270001, CMMI, Cobit, Gobierno TI, RRHH,…
MAPA DE APLICACIONES ACTUAL: En este punto se describe la situación actual del mapa de aplicaciones, flujos de información, etc. Es parte del AS-IS que en el TO-BE, en general, se simplificará.
RESUMEN DE SITUACIÓN EN SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: La seguridad de la información, acompañado del marco legal es fundamental para mis clientes ya que pueden influir en la continuidad del negocio, entre otras cuestiones.
RESUMEN DE SITUACIÓN EN BUENAS PRÁCTICAS ITIL E ISO 20000: Con mi experiencia en diferentes empresas nacionales y multinacionales, de distribución, laboratorios farmacéuticos, fabricación, transporte y logística, sanidad y otros sectores, analizo la calidad del servicio prestado por el área TI y reflejamos los puntos de mejora clave para orientar el departamento al servicio interno, externo y en general la orientación al cliente.
ANÁLISIS DE GAP POR ÁREA DE LA EMPRESA: Enumerados y valorados por importancia, se describen todos los puntos de mejora, a corto, medio y largo plazo, para acompañar a cada área en su estrategia. Este punto es fundamental ya que describen, en general, como partimos del AS-IS para construir el TO-BE.
INVENTARIO DE PROYECTOS GLOBALES: Describimos todos los proyectos, tanto en alcance, coste, duración, como en los GAP que resuelven y se planifican según prioridades coordinadas con Dirección. En resultado es doble, por un lado un diagrama de Gantt y por otro una orientación económica de cada proyecto a abordar.
Conclusión
La elaboración del Plan TI es fundamentalmente un trabajo horizontal en la empresa, donde entiendo la estrategia y analizo el matching con las TI, analizo riesgos y priorizo soluciones. Solo entendiendo la estrategia de la empresa puedo llegar a solucionar sus TI a corto y medio plazo.
Cada vez que desarrollo un Plan TI para una empresa que me lo solicita, aplico todas las tendencias actuales, como son Outsourcing, Cloud, Ciberseguridad, BYOD, SaaS,…
Con un Plan TI la empresa acaba profesionalizando su área TI y digital, aumentando en productividad en el global de la organización, asegurando que las TI acompañarán la estrategia empresarial.
NOTA IMPORTANTE: Es fundamental remarcar que este trabajo se suele realizar, en general, en colaboración con CIO, es decir, trabajamos en todas las reuniones, conclusiones, con él.
Luis Vilanova Blanco. CIO Part Time – Interim Manager
luis@luisvilanova.es
606954593