11 Oct Auditoria de transformación digital
Retomamos el Diario de un Interim Manager en Transformación Digital con un tema que a muchas empresas aun provoca situaciones complejas y que es uno de los primeros pasos en la informatización de una organización, hablo de la incorporación y desarrollo de un sistema de gestión empresarial o ERP. Estaríamos hablando de una Auditoria de transformación digital.
Hace unas semanas contactaba conmigo una empresa que, en pleno crecimiento, considera que tiene excesivos problemas con los sistemas de información provocando problemas, discusiones, falta de productividad en diferentes áreas etc muchos de ellos provocado por un sistema ERP que, a priori, es la fuente de los problemas. Digo a priori porque la respuesta no es tan fácil.
Auditoria de transformación digital
Para resolver esta situación les planteé una auditoria de transformación digital donde me reuniría con todos los departamentos que forman la organización. Partimos que sus tecnologías de la información, como pyme en crecimiento, están totalmente externalizados, asumiendo algunos de estos roles el área financiera, comercial, producción,… en general distribuido.
Tenemos que tener en cuenta que esta distribución de responsabilidades hace que cada responsable no tenga una visión global, vele por sus intereses, sea difícil priorizar y además sus perfiles profesionales no tengan experiencia en la transformación digital de la empresa en un aspecto transversal, con una visión 360º de la organización.
En este aspecto mi planteamiento de auditoria de transformación digital lo desarrolle de la siguiente manera:
- Conocimiento del negocio desde el pasado, a corto y medio plazo. Me reuní con los responsables de negocio de cada área para entender tanto la estrategia actual como la futura y su encaje con las herramientas informáticas que la empresa posee, detectando y profundizando en los potenciales problemas con, entre otras soluciones informáticas implantadas, el ERP.
- Análisis de las tecnologías de la información que soportan el negocio mediante reuniones con los proveedores.
- Detección de gaps y necesidades no cubiertas.
- Planteamiento de proyectos a plantear para resolver esta situación a 3 años, priorizado con dirección y estimado, de forma aproximada, sus costes.
En este sentido y como explicación a las claves que surgen cuando una empresa se queja del ERP quisiera subrayar algunas cuestiones:
- Cuando una empresa adquiere un ERP cuyo proveedor le traslada que cubrirá el 100% de sus necesidades, de forma general, podríamos estar ante un error. Entendamos que un ERP se adaptara muy bien a algunas áreas (típicamente financiero, contabilidad, facturación,…), bien a otras (pedidos, logística básica, albaranes,…) y peor a otras (marketing, comercial, gestión almacenes y logística avanzada, fabricación y control de producción…). Esto no es generalizable pero si ocurre en algunas ocasiones, especialmente cuando la empresa tiene procesos muy diferentes a los implantados en su sector y que les hacen competitivos “diferentes”. Me viene a la memoria que estos “procesos extraños” (procesos que un consultor de ERP querría que la empresa eliminara en pro de los estándares del ERP) han hecho en varios de mis clientes que hoy en día sean líderes y superaran a su competencia claramente en tiempos de crisis.
- Un ERP puede aportar una serie de funcionalidad global y transversal pero no hay que descartar que probablemente no sea una mala solución utilizar el ERP allí donde es core y es fantástico para la empresa y contar con otras soluciones verticalizadas para no desvirtuar la implantación del ERP.
- Por ejemplo, si consideramos que necesitamos un CRM avanzado, moderno, etc quizás la mejor solución no sea implantar el CRM que lleva el ERP, limitado a una serie de funcionalidades, sino adquirir un CRM profesional y actual e integrar con el ERP.
- Esta decisión de disponer de 2-3 grandes pilares (uno de ellos el ERP) de aplicaciones software podría ser la solución a muchas empresas, sin embargo me he encontrado, sobre todo en mi faceta como perito, que muchas empresas apuestan por invertir e incrementar las funcionalidades estándares del ERP, acabando en soluciones que se alejan excesivamente del estándar del ERP, inversiones económicas gigantes y en muchas ocasiones acabando en litigios legales.
Conclusión
Esta opinión de determinar si un ERP debe ser ampliado hasta el límite la planteo como una opción muy recomendable, que solucionaría problemas con el ERP en un porcentaje alto de las empresas. En contra de la opinión de muchos comerciales que venden licencias de ERP, posiblemente la solución más adecuada es tener varios bloques software especializado que den soporte a la empresa sin necesidad de desvirtuar la funcionalidad de un ERP.
Justamente estas opiniones vienen por ser independiente, como asesor de transformación digital el valor que aportamos de independencia nos lleva a encontrar las mejores soluciones informáticas para la empresa con independencia de marcas, fabricantes o necesidad de vender más o menos licencias.
Desde aquí animo a las empresas que se encuentran en un proceso de transformación digital que cuenten con un asesor independiente o un Interim Manager que tenga una visión 360º de las TIC de una organización con una fuerte independencia para tomar sus recomendaciones.
Luis Vilanova Blanco. Asesor en transformación digital.
911277300
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