14 Sep ¿Su departamento TI no es productivo?
Doy fe que es algo que se repite en muchas empresas y organizaciones de todo tipo. Los departamentos de negocio no están contentos con el rendimiento, calidad percibida, tiempos de respuesta, calidad en el resultado, orientación al cliente, etc del área TI. Algo que parece asumirse en el sector como ‘típico’. He escuchado, lamentablemente, incluso risas cuando he preguntado a otros directivos y mandos intermedios de otras áreas por el área TI, cuestión que no deja de preocuparme y que tiene solución aunque sea difícil. En este artículo quiero nombrar algunas de las posibles razones que pueden ser causa de esta sensación y que parece, en muchas ocasiones que la dirección parece no ver y que podría resolver con un Interim Manager TIC
Interim Manager TIC
¿Qué razones pueden ser la causa?
Todo en la vida tiene una razón y una o más causas que provocan una o más situaciones. En el caso del departamento TI no es el azar, ni la idiosincrasia de los “informáticos”, ni otras cuestiones ajenas a un estudio objetivo y empírico que explique porque su departamento no sea productivo. Puesto que explicar los conceptos con ejemplos es mucho más claro, seguidamente tratare, basado en mi experiencia como Interim Manager, diferentes situaciones que me he encontrado y encuentro así como los pasos llevados a cabo para su solución:
- Selección incorrecta de tecnologías. El lector puede ser profano en las TI pero entenderá que si selecciono un Formula 1 para ir por montaña, entre piedras, no será la mejor elección. En las TI ocurre algo similar pero agravado. Los profesionales que forman su departamento trabajan, por inercia y formación, con una serie de tecnologías, que en general son las que conocen. En diferentes ocasiones me he encontrado con tecnologías, por ejemplo de programación, totalmente incorrectas, buenas para un objetivo pero no adecuadas para otro. Por nombrar un ejemplo si estamos desarrollando un software para gestión no deberíamos seleccionar una tecnología o framework de desarrollo genérico, existiendo Frameworks, entornos y soluciones preparadas para la gestión empresarial.
- Mi caso de éxito. Uno de mis principales clientes estuvo 3 años desarrollando en php su sistema de gestión con un resultado nefasto, equivalente a tirar el dinero a la papelera. A mi llegada y con el asesoramiento de un software de gestión adecuado, dato único, orientado a gestión empresarial en apenas 6 meses tenía un entorno adecuado con los procesos core de su negocio funcionando.
- Síntomas. En este punto subrayar que los síntomas para detectar esta situación son:
- Modificar el entorno incluso para añadir un campo de información sin funcionalidad supone para el departamento TI un quebradero de cabeza o cuesta días hasta que está disponible.
- El área TI necesita de un equipo de varias personas para programar sencillas aplicaciones de gestión.
- El software de gestión carece de calidad visual, interfaz, comprensión o puede tener fallos repetidamente en un simple funcionamiento de inserción o guardado de datos.
- No puedo usar el software en una Tablet o smartphone.
- No se dispone de dato único. Este punto es especialmente importante y repetido en las empresas. Entendamos que cada día mas las organizaciones no tienen un único sistema, como se nombraba que siempre se alcanzaría con un ERP. Tienen sistemas ERP, CRM, SGA, Apps, etc que proporcionan procesos e información clave para el negocio. Sin embargo todos estos sistemas disgregados pueden no aportar una visión única y exacta de la información. Si su empresa adolece de una visión distinta e incorrecta de un mismo dato, dependiendo de donde se extraiga la información o cuando se extraiga estamos ante una situación anómala. El área TI debe tener conocimientos de cómo se desarrolla un proyecto de dato único, como generar un DWH con procesos de unificación y carga entre los diferentes sistemas, como crear una capa de Servicios Web o procesos automatizados que unifique en un dato único por ejemplo la información de ventas de un ecommerce, de un CRM y de un ERP.
- Mi caso de éxito. En este sentido y por citar un caso de éxito, al llegar a un importante laboratorio farmacéutico fue uno de los core de mi trabajo, crear un DWH para centralizar la información proveniente de los diferentes sistemas y unificar mediante procesos de carga y transformación, creando una capa de Business Intelligence ágil que permitiera al usuario consultar su información de una forma fiable.
- Algunas de los síntomas:
- El área TI no tiene experiencia en la unificación de información y existe desconfianza en la información de reports e informes que la empresa utiliza.
- Los informes no cuadran, es decir, un área puede tener un dato y otro diferente, de manera que la desconfianza crece
- Los informes no están disponibles o muestran datos absurdos
- Necesita de TI para la extracción de la información.
- Orientación a dirección de proyectos. Las TI como base de la digitalización empresarial tiene muchos aspectos que ya considero como Commodity (ciberseguridad, sistemas, etc). Si su empresa no puede acceder a la información desde cualquier lugar y desde cualquier momento, no tiene herramientas de trabajo colaborativo, o necesita de TI para su utilización, en la era de tantas soluciones Cloud SaaS que aligeran la carga de trabajo del área TI, muy posiblemente este ante un problema de orientación del área TI. En muchas ocasiones el área TI está formado por técnicos. Este enfoque puede provocar que no se quiera externalizar o utilizar soluciones de terceros donde se pierde el control por su parte, ya no está en manos de TI. Pero esto es un grave error, pues debemos entender como directivos que todo lo que no sea core es mejor externalizarlo, es un principio del management comúnmente conocido. Me he encontrado incluso algún informático que me ha trasladado que veía que era la mejor solución pero que si lo hacía peligraría su puesto. La externalización y el uso del Outsourcing es clave para la optimización del área TI, aunque es verdad que en muchas ocasiones nos encontramos el freno dentro del propio departamento TI por cuestiones que ya he nombrado.
- Mi caso de éxito: En otra de mis misiones como Interim Manager contacto una importante empresa del sector plástico. Había perdido a su equipo TI, se habían marchado. Cuando contacto conmigo le dije que podríamos plantear un departamento TI totalmente Outsourcing, conmigo como CIO Part Time, sin nadie en plantilla. Hoy hace aproximadamente 7 años que funcionamos así con un gran nivel de éxito.
- Algunos de los síntomas que podrían dejar ver que su área TI no está orientado al management o dirección de proyectos:
- Los proyectos no se terminan a tiempo o no se inician y se quedan en espera durante años.
- Tiene demasiada estructura en comparación con los resultados obtenidos y esperado.
- Siempre van desbordados.
- No se aprovecha la externalización o uso del Cloud SaaS.
- Son técnicos y no directores de proyecto, se preocupan más por la “técnica” que por la dirección de un proyecto.
Podría nombrar muchos más puntos que afectan a la imagen negativa del área TI. En ocasiones siempre recomiendo pasar un test de satisfacción a la empresa que mida el grado de satisfacción percibido de su orientación al cliente, resultados, calidad, etc para objetivizar esa sensación y que dirección entienda si realmente está ante un problema.
Conclusiones
Como Interim Manager TIC mi especialidad es justamente optimizar las TI, alinear el área TI con la estrategia de la empresa y mejorar el nivel de digitalización de la misma, no de un modo teórico, sino practico, desde el terreno. Esto lo llevo a cabo con éxito introduciéndome como CIO part-time o CDO part-time para, en 2-3 años dar la vuelta a la situación, pero siempre con resultados progresivos a corto plazo (meses). Mi metodología es la siguiente:
- AS-IS. Reunión con todos los departamentos de la empresa para entender el uso de las TI, la calidad percibida, gaps, problemas, etc y entender su estrategia a 2-3 años para así poder analizar que se necesitara en el alineamiento de las TI con la estrategia empresarial.
- TO-BE. Plantear los proyectos que deberemos realizar para solucionar la situación anterior.
- Plan de acción. Plasmar en un diagrama de Gantt los proyectos, fases, tiempos, recursos, etc y si el cliente lo necesita responsabilizarme de este plan TI o de digitalización empresarial pasando a ser Interim Manager en la empresa para esta misión y el tiempo que se haya analizado para llevar a cabo la transformación.
No he nombrado el trabajo de mentoring de equipos y de coaching que realizo con los miembros del área para mejorar sus competencias con un grado de consecución y satisfacción muy elevado sin el cual no es posible en muchas ocasiones mejorar todo lo que quisiéramos el área de TI.
Luis Vilanova Blanco
Interim Manager TIC. CIO-Part Time
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