Digitalización certificada de facturas en 7 pasos

Digitalización certificada de facturas

Digitalización certificada de facturas en 7 pasos

En este post quiero explicar la digitalización certificada de facturas en apenas 7 pasos algunos de ellos los reduciré significativamente al formar parte de mi Know-how que mis clientes disfrutan.

Digitalización certificada de facturas

El proceso completo es el siguiente:

Paso 1. Escáner con aplicación de la factura con una resolución mínima de 200ppp

Paso 2. La app debe permitir el centrado, mejora de calidad y eliminación de bordes negros.

Paso 3. Introducción de los 4 metadatos. Numero de versión y nombre del software, …

Paso 4. Firma del documento pdf con los anteriores metadatos. La firma se debe hacer con un certificado homologado por la AEAT,

NOTA IMPORTANTE 1: En este momento, al finalizar el paso 4, la imagen ya está firmada. Los pasos del 1 al 4 deben realizarse lo más rápido posible, no puede permitirse tener la imagen horas almacenada sin firmar.

NOTA IMPORTANTE 2: La transmisión …

NOTA IMPORTANTE 2: En este punto la App puede haber permitido introducir la totalidad o alguno de los metadatos de datos de la factura, es decir los siguientes…:

Paso 5. Cada factura crea un registro (como la tabla anterior) en la base de datos. Los campos anteriores se cumplimentan por cualquier usuario con permisos y se podrán modificar, crear etc. siempre y cuando no se haya CERRADO EL PERIODO, proceso que veremos posteriormente.

Almacenamos 3 fechas por cada factura …

Cada uno de estos registros de base de datos tiene que tener una URL o similar donde está el documento pdf firmado o bien…

Se calcula un hash, con toda la información del registro y del fichero pdf, por cada registro de factura cuando desde la web o similar guardamos los datos. Este hash nos permite detectar si alguien…

Si se detecta cualquiera de estas dos situaciones el VISOR de facturas lo marcara como rojo como la siguiente imagen.

Paso 6. Como se ve en la imagen anterior debe haber un VISOR con capacidad de búsqueda de TODOS los campos que guardamos en el registro de la BD.

Al dar doble clic en la imagen la factura se abre.

NOTA IMPORTANTE: …

Paso 7. CIERRE DE PERIODO

Se indica un mes o tres meses naturales (trimestre) para cerrar:

  1. No se puede cerrar dos meses o cuatro o cinco etc…solo un mes concreto o un trimestre.
  2. El cierre depende que lo haga el usuario cuando él quiera, no afecta a nada más.
  3. No se puede …
  4. No se puede …

Un ejemplo de interfaz:

Y un ejemplo de tabla que da soporte al cierre:

El cierre crea un IDENTIFICADOR que asocia todas las facturas cuya FECHA DE CIERRE está en el periodo indicado para el cierre y se lo asocia a la factura. A partir de ese momento la factura queda en estado READONLY para siempre. Por ello antes de cerrar debemos hacer dos preguntas…

En ese momento al decir SI se marca todas las facturas incluidas como cerradas y nunca se podrá modificar NADA de ellas. Se calcula también un hash del periodo de cierre …

Conclusión

En relación con las auditorías de digitalización de facturas certificadas tenemos que tener en cuenta la totalidad de puntos que nos pide la homologación. En este caso y como auditor de digitalización de facturas certificadas ante la AEAT solo he comentado los pasos (no completos) que el software debe permitir realizar, sin tener en cuenta otras cuestiones como las características de la firma, los procesos de calidad, metodología de desarrollo, arquitectura valida del sistema o bien otras cuestiones de detalle.

Si necesita homologar su software como software de digitalización certificada de facturas ante la AEAT contacte conmigo en este formulario o bien en el 606954593.

Muchas gracias.

Luis Vilanova Blanco. Auditor de digitalización certificada de facturas.

luis@luisvilanova.es



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