29 Jun Dirección de un proyecto de portal de empleado
En este post quisiera reflejar el conocimiento adquirido en la dirección/consultoría de diferentes proyectos de portales de empleado que he tenido la suerte de realizar como Interim Manager TIC. Dirección de un proyecto de portal de empleado.
Actualmente, en el proceso natural de digitalización de las empresas (como parte del plan director TI https://ciberseguridad.com/plan-director-ti/) , el desarrollo de un portal del empleado se busca desarrollar ciertos objetivos con la implantación de un portal del empleado que el director de proyecto debe tener en cuenta:
- Optimizar la comunicación interna con noticias, artículos, normas corporativas, documentos de interés general…
- Aumentar la productividad y reducir costes del departamento de RRHH con la puesta a disposición de pdf con nóminas, certificados de retención, etc
- Mejorar y optimizar procesos como son solicitud de permisos, vacaciones, partes de trabajo,…
- Fomentar el trabajo en equipo.
- Mejorar la imagen corporativa tecnológica de la empresa.
En este punto vamos a desglosar lo que considero funcionalidades básicas de funcionalidades avanzadas y otras caracteristicas técnicas que un Director de este tipo de proyectos debe tener en cuenta.
Dirección de un proyecto de portal de empleado
Las principales funcionalidades que se desarrollan de forma general en un portal del empleado son:
- Posibilidad de publicar noticias corporativas, teniendo control de quien accede a ella, enviando alertas de nueva noticias, etc.
- Gestión documental y contenido (CMS) donde la empresa puede dejar documentos oficiales como nóminas, contratos, certificados de retención, etc al trabajador.
- Workflows de aprobación de vacaciones, reserva de recursos como salas, proyectores, etc
- Organigrama de la empresa.
- Calendarios corporativos.
- …Todo gestionado por permisos y controles de acceso.
Si revisamos algunas de las funcionalidades que podríamos considerar avanzadas o adaptadas al sector, madurez tecnológica de la empresa, mapa de aplicaciones, generalmente relacionadas la integración con sistemas terceros de la empresa o bien con particularidades del negocio o sector he implantado algunos puntos como:
- El trabajador puede tener un formulario donde actualice sus datos personales, teléfono, número de cuenta, dirección, cuando sea necesario descargando a RRHH de estas tareas e integrado con programas de nóminas o gestión de la empresa.
- El trabajador puede tener un formulario para imputar horas de trabajo o partes de trabajo integrado con el ERP.
- Solicitud de necesidades a otros departamentos, típicamente IT.
- Cuadros de mando e indicadores de evolución del negocio que el empleado deba conocer.
- Gestión de proyectos.
- …Depende del sector, de la empresa, etc
De igual manera, dependiendo del estadio de madurez tecnológica, estructura, sector, etc puede llegar a ser una “ventanilla” en la relación con proveedores y clientes, compartiendo documentos, contratos, acuerdos, indicadores, deudas o pagos pendientes, Integración con aplicaciones de clientes o proveedores como alquileres de recursos, etc aunque este apartado pueda ir más allá de lo que consideramos en el sector TI un portal del empleado.
Respecto de las características técnicas o tecnológicas en la Dirección de un proyecto de portal de empleado que deben considerarse:
- Disponer de un certificado SSL que encripte las comunicaciones.
- Ser desarrollado mediante tecnología actual y ser actualizado periódicamente.
- Disponer de una APP para su uso.
- Permitir el Login mediante usuario y contraseña, integrado o no con Active Directory o similar, permitiendo disponer de niveles de privacidad en el acceso a la información.
- Trazar las acciones que realizan los empleados en el portal.
- Permitir la integración vía SOA u otros paradigmas con terceras aplicaciones.
- Licenciamiento adecuado, en costes y otras cuestiones, con las características de la empresa, proyecto, número de empleados, etc
Entre otras cuestiones que no he nombrado, es evidente que al tratarse de un proyecto muy transversal, es necesario el apoyo de dirección y la colaboración con otros departamentos, comité de empresa, etc
Luis Vilanova Blanco. Interim Manager TIC.
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