11 Jun Auditoria software de digitalización certificada
Recientemente acabo de firmar otra auditoria de digitalización certificada, en este caso una empresa con sede central en Lyon (Francia) que necesita introducir su App de gestión de gastos en el mercado español. Estamos ante otra Auditoría software de digitalización certificada.
Auditoria software de digitalización certificada
Para que una app o software que captura imágenes de facturas pueda permitir a sus usuarios la destrucción del original en papel debe cumplir una serie de controles estipulados por la Agencia Tributaria en lo que se denomina Digitalización Certificada de Facturas, así como ser auditado por un auditor competente e independiente. En mi caso, homologado por la Agencia Tributaria y con un 100% de casos de éxito de homologación (todos mis clientes lo han conseguido) ayudo a estas empresas en varios apartados:
- Formación y preparación para que la empresa conozca la normativa y detectemos juntos todos los gaps y no conformidades. En muchas ocasiones el desarrollo ya está realizado, por ejemplo una App para IOS, y en esta formación se detecta todo aquello que es necesario incorporar, por ejemplo los 4 metadatos que acompañan el documento firmado.
- Seguimiento y supervisión durante el desarrollo. En este punto todas las dudas que el cliente va teniendo se resuelven “as soon as possible” de manera que el cliente tiene un apoyo en mi para resolver cualquier cuestión.
- Pre auditoria y auditoria. En la pre auditoria comprobamos que todos los puntos de control están desarrollados. Estos puntos de control muchos son de mi experiencia con la agencia tributaria y no están en los requisitos de la normativa, por ejemplo comprobar que la imagen de la factura no ha sido alterada ni reemplazada cuando la visualizamos. Existen muchos otros controles.
- Documentación necesaria para optar.
- Enlace URL para optar a la certificación.
Tengamos en cuenta que el proceso de la captura, firma de la factura, inclusión de metadatos, transmisión, almacenamiento, creación de registros de factura, cierre de periodo, etc. esta acompañado por una serie de controles que como auditor CISA (Certified Information System Auditor) aconsejo y asesoro a mis clientes. Por ejemplo, la transmisión desde un Smartphone hasta el servidor debe realizarse a través de un canal seguro basado en SSL y token si es posible.
Conclusión
Si tiene un software de captura de gastos, facturas, albaranes, etc. y necesita certificarlo, así como un acompañamiento global de manera que su equipo de desarrollo solo se tenga que centrar en desarrollar aquello que no cumpla la normativa estaré encantado de poder ayudarle.
Luis Vilanova Blanco. Auditor digitalización certificada AEAT.
911277300