Auditor de digitalización certificada de facturas

Auditor de digitalización certificada de facturas

Auditor de digitalización certificada de facturas

Como Auditor de digitalización certificada de facturas homologado por la agencia tributaria en este post quisiera recoger algunas preguntas que todos los clientes me realizan así como realizar un pequeño inventario de documentación que es clave a la hora de realizar los 4 documentos que nos pide la agencia tributaria.

Auditor de digitalización certificada de facturas

Auditor homologado por la agencia tributaria en digitalización certificada de facturas

¿Qué es la digitalización certificada?

Es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para ello es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria. Está recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.

¿Qué pasos hay que seguir para homologar un software de digitalización certificada?

Está recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007. Dirigir la documentación correspondiente, que acredita que se cumple con los requisitos recogidos en el apartado 2 del artículo 7 de la citada Orden, al Director del Departamento de Informática de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

¿Dónde se puede presentar la documentación necesaria para homologar un software de digitalización certificada?

La documentación se puede presentar en cualquier Oficina de Registro de acuerdo con lo recogido en el artículo 38.4 de la Ley 30/92, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJPAC).

¿Qué documentación hay que presentar en la solicitud de homologación de un software de digitalización certificada?

Está recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, apartado 3. La solicitud de homologación de un software de digitalización certificada, debe constar de:

  • Declaración responsable del cumplimiento de los requisitos exigidos en la Orden EHA/962/2007.
  • Documentación acreditativa que conste de:
  • Descripción de las normas técnicas en las que se basa el procedimiento de digitalización certificada, así como los protocolos o normas y procedimientos de seguridad, de control y de explotación referidos a la creación y consulta de la base de datos documental.
  • El Plan de Gestión de Calidad que se realiza en todo el proceso de digitalización y firma, y su influencia en la imagen obtenida y sus metadatos, así como la descripción del mantenimiento de los dispositivos.
  • Un informe emitido por una entidad de auditoría informática independiente, con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada, en el que se exprese la opinión acerca del cumplimiento por parte de la entidad solicitante, de las condiciones establecidas en la Orden citada anteriormente.

¿Qué documentación necesito recopilar para optar a la homologación de un software de digitalización certificada?

  • Estructura de datos o tabla con los campos de metadatos, tipos de datos y significado. Mapeo con los campos obligatorios Fecha contable, numero de factura, fecha y hora captura, datos comprador, datos de proveedor, Fecha y hora de la firma, firma, hash, total factura, descuentos, base imponible e IVA (Cuantos IVA lleve la factura) y Fecha Factura.
  • Estructura de datos o tabla con los campos de soporte para los cierres. Tipos de datos y significado
  • Algoritmo de cierre de periodo.
  • Procedimiento de actualización del software.
  • Resolución, formato y calidad de la imagen en pre-procesado.
  • Requerimientos técnicos de los dispositivos de escaneo.
  • Requerimientos técnicos de los dispositivos de uso de la solución.
  • Permisos y medidas de seguridad desde la captura hasta el almacenamiento, edición de metadatos, consulta y cierre.
  • Requisitos mínimos de software. Sistemas operativos y dispositivos recomendados.
  • Seguridad del hosting o de la instalación on-premise.
  • Metodología de desarrollo y control de versiones.
  • Tecnologías utilizadas. Arquitectura del sistema.

Entre otros documentos…

Si necesita optar a esta homologación clave para poder comercializar un software que escanee facturas y facturas simplificadas permitiendo al cliente eliminar el papel puede contar con mi experiencia y mi tasa de éxito del 100% de soluciones que he presentado ante la AEAT.

Luis Vilanova Blanco. Auditor digitalización certificada de facturas.

luis@luisvilanova.es

911277300



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